DOU 18/07/2022 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 134, segunda-feira, 18 de julho de 2022
ISSN 1677-7042
Seção 1
II - lavrar o Termo de Abertura de Volume, conforme Modelo 13, o qual será
a primeira folha do novo volume, que deverá ser numerada, observando que a
numeração das folhas obedecerá a sequência do volume anterior.
III - emitir a capa do(s) volume(s) do processo pelo SAP; e
IV - registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume no SAP.
Art. 69. Os volumes do processo tramitarão juntos.
Seção III
Da instrução
Subseção I
Da juntada de documentos
Art. 70. A juntada se caracteriza pela inclusão de documentos ao processo,
desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que os documentos
anexados passam a compor o processo.
Art. 71. O responsável pela juntada deverá:
I - anexar os documentos em questão;
II - numerar sequencialmente as folhas dos documentos anexados ao processo; e
III - preencher o índice do processo.
Art. 72. Na anexação de documentos, o responsável deverá:
I - se em tamanho reduzido, verificar:
a) se o documento avulso apresenta informação apenas na frente, devendo,
em tal caso, ser colado em folha de papel branco, tamanho A4;
b) se o documento avulso apresenta informação na frente e no verso,
devendo, em tal caso, ser colado de maneira a não prejudicar a leitura das informações
registradas tanto na frente como no verso; e
c) se há possibilidade de fixação de mais de um documento avulso na mesma
folha, devendo, em tal caso, seguir as orientações previstas nas duas alíneas acima;
e
II - em se tratando de encadernado, cartaz, brochura, abster-se de inserir o
documento no processo, tratando-o como anexo, identificado com o número do
processo a que se refere, devendo este procedimento ser registrado por meio de
despacho.
Subseção II
Da retirada de documentos
Art. 73. O desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do
processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver
interesse do componente organizacional ou a pedido do interessado.
§ 1º O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação
indevida ou duplicada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o
original de um documento junto a terceiros (pessoa natural, pessoa jurídica, órgãos ou
entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente.
§ 2º É vedada a retirada do documento avulso que deu origem ao processo,
e quando for o caso, de seu(s) anexo(s).
§ 3º O desentranhamento de documentos ou de qualquer parte integrante
do processo deverá ser precedido da inclusão do Termo de Retirada de Documento
emitido pelo SAP.
Art. 74. O responsável pela execução do desentranhamento deverá:
I 
- 
separar 
fisicamente 
a(s)
folha(s) 
do 
processo 
que 
será(ão)
desentranhada(s), de
acordo com o que
consta no despacho
da autoridade
competente;
II
- conservar
a numeração
original
do processo
que teve
folha(s)
desentranhada(s), não as renumerando;
III - lavrar o Termo de Retirada de Documento, em folha a ser anexada no
lugar das folhas desentranhadas, observando-se que esta folha não será numerada; e
IV - registrar o número da(s) folha(s) desentranhada(s) na capa do processo
principal.
Art. 75. Quando a finalidade da retirada de documentos for a formação de
um novo processo, essa operação será denominada desmembramento e observará os
mesmos procedimentos utilizados no desentranhamento, lavrando-se o Termo de
Desmembramento (Modelo 14) correspondente.
Art.
76. Tanto
no desentranhamento
como
no desmembramento,
o
sequenciamento dos documentos no processo não pode ser alterado, de forma a se
registrar que um ou mais documentos foram retirados.
Subseção III
Do despacho no processo físico
Art. 77. Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita
por meio de folha de despacho, sendo que poderão ser anexadas ao processo tantas
folhas de despacho quantas forem necessárias.
§
1º
As
folhas
de despacho
deverão
ser
carimbadas,
numeradas
e
rubricadas.
§ 2º Para os despachos deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente
e o verso da folha do processo, não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o
seu total aproveitamento.
§ 3º Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, por meio de
equipamento informatizado, a margem lateral esquerda da frente da folha e a margem
lateral direita do verso da folha deverão ter 3 cm, visando preservar as informações
contidas quando a folha for perfurada.
§ 4º Dos despachos podem constar o destinatário, a providência a ser
implementada, a data, a assinatura e matrícula do remetente e, quando couber, a
matéria tratada.
§ 5º Caso haja necessidade de cancelar um despacho, a autoridade deverá
fazer dois traços em diagonal e escrever "SEM EFEITO", datar, assinar e apor
carimbo.
Seção IV
Do trâmite
Art. 78. O acompanhamento da tramitação e do andamento do processo será
executado pelo SAP, conforme dados fornecidos pelos responsáveis por estas ações.
Art. 79. É obrigatória a atualização do trâmite no SAP pelo componente
organizacional onde o processo estiver, ou onde for originado o evento, quando ele
transitar de um componente organizacional para outro ou mudar de fase.
Art. 80. São fases do processo:
I - em andamento, quando o processo se encontra em análise, estudos,
elaboração 
de 
parecer
ou 
aguardando 
informações 
adicionais
de 
órgãos
internos/externos à CVM;
II - em recurso, quando há interposição de recurso, depois de proferida
decisão, e este se encontra aguardando julgamento da autoridade competente;
III - suspenso, quando o processo se encontra pendente por falta de
informação ou depende de decisão externa à CVM, sendo considerados motivos para a
suspensão:
a) pendente por falta de informação externa à CVM;
b) decisão judicial determinando a suspensão;
c) pendente de apuração de irregularidades; e
d) pendente de decisão/parecer;
IV - anexado, quando o processo decorrer de autuação única, sendo
incorporado, definitivamente, a outro;
V - deferido, quando o processo se encontra arquivado, após ter sido
concluído, aprovado e respondido ao requerente ou interessado;
VI - indeferido, quando o processo se encontra arquivado, após ter sido
concluído, negado e respondido ao requerente ou interessado;
VII - deferido parcialmente, quando o processo se encontra arquivado, após
ter sido concluído
com deferimento parcial e respondido
ao requerente ou
interessado;
VIII - arquivado, quando o processo não necessita de prosseguimento, como
no caso de ter sido aberto indevidamente, ou quando solicitações da Administração para
o interessado, necessárias para apreciação do requerimento dele, não forem
tempestivamente atendidas, tais como a apresentação de dados ou de documentos; e
IX - extinto, de uso restrito, que constitui uma das hipóteses de término de
um processo, que se aplica quando exaurida sua finalidade ou o objeto da decisão se
tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente (art. 52 da Lei nº 9.784,
de 1999), mediante justificativa no corpo do processo.
§ 1º A fase "extinto" também se aplica aos seguintes casos:
a) processo originado por Solicitação de Inspeção;
b) processo de Dívida Ativa, após a quitação do débito;
c) processo de compras;
d) processos de reclamação, de consulta ou sugestão de investidor, incluindo
a hipótese de este ter retirado a reclamação ou indagação;
e) inquéritos cujas decisões esgotaram-se na esfera administrativa; e
f) processo transformado em processo administrativo sancionador.
§ 2º Os processos relacionados com a atuação sancionadora da CVM serão
registrados e acompanhados em sistema eletrônico específico.
Seção V
Da juntada de processos
Subseção I
Da anexação
Art. 81. O servidor responsável por realizar a anexação deverá:
I - manter a capa e o conteúdo do processo principal que, obrigatoriamente,
será o processo mais antigo;
II - lavrar o Termo de Anexação emitido pelo SAP, em folha a ser anexada
após a última folha do processo principal;
III - dobrar verticalmente a capa do processo acessório, pois esta não
receberá numeração, prendendo-o ao processo principal com o trilho plástico,
obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente quando da
anexação de mais de um processo acessório;
IV - anular com um "X" a numeração das folhas do processo acessório e apor
o carimbo específico para numeração de folhas, renumerando-as e rubricando-as,
seguindo com a numeração do processo principal, exceto as folhas de rosto e os índices
que não devem ser numerados;
V - nos casos em que as folhas do processo principal somadas ao processo
acessório ultrapassarem as duzentas folhas, além dos procedimentos descritos acima,
deverão ser seguidos também os descritos na Seção referente ao encerramento e
abertura de volumes;
VI - registrar o(s) número(s) do(s) processo(s) anexado(s) na capa do processo
principal; e
VII - registrar a operação de anexação no SAP, que controlará a situação dos
processos envolvidos na operação e que constarão na fase "Anexado".
Art. 82. Quando do ato de anexação de processo(s) a processo for constatada
a ausência de folhas, anexos ou volumes, o servidor responsável pela operação deverá
registrar o fato por meio de despacho a ser anexado como último documento do
processo principal.
Subseção II
Da apensação e desapensação
Art. 83. Na apensação de processos em papel, deve-se:
I - manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar,
ficando o processo principal em primeiro lugar;
II - manter a numeração original das folhas de cada processo;
III - lavrar o Termo de Apensação emitido pelo SAP, em folha a ser anexada
após a última folha do processo principal;
IV - registrar o número do(s) processo(s) apensado(s) na capa do processo
principal; e
V - registrar a operação no SAP.
Art. 84. Na execução da operação de desapensação é necessário:
I - informar qual(is) processo(s) acessório (s) será(ão) desapensado(s) do
processo principal por meio de despacho;
II - separar fisicamente o(s) processo(s) acessório(s) do processo principal;
III - lavrar o Termo de Desapensação emitido pelo SAP, em folha a ser
anexada após a última folha do processo principal;
IV - registrar o número do(s) processo(s) desapensado(s) na capa do processo
principal; e
V - registrar a operação no SAP.
Seção VI
Da reconstituição de processo
Art. 85. Havendo desaparecimento ou extravio de processo administrativo, o
servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará o ocorrido ao TCO ao
qual esteja diretamente subordinado, que deverá determinar a adoção de medidas para
localização dos autos do processo em papel, caso entenda que remanesce possibilidade
de recuperação dos autos.
§ 1º Caracterizado o desaparecimento ou extravio do processo, o TCO
reportará o ocorrido à Auditoria Interna da CVM (AUD) para apuração dos fatos, por
meio de sindicância ou, conforme o caso concreto, processo administrativo disciplinar.
§ 2º A sindicância ou o processo administrativo disciplinar poderão ser
antecedidos por procedimento simplificado de averiguação preliminar para verificação de
sua necessidade.
§ 3º Sem prejuízo da apuração dos fatos, o processo será reconstituído para
o fim de retomada de sua tramitação, cabendo ao TCO solicitar autorização para
reconstituição ao Superintendente Geral da CVM - SGE, em expediente que descreva a
situação, os esforços de localização realizados e as demais providências adotadas.
§ 4º Caberá ao SGE designar, formalmente, um servidor ou uma comissão
para proceder à reconstituição.
Art. 86. A reconstituição será realizada sempre que esgotados os meios para
localizar um processo ou volume de processo, conforme descrito abaixo:
I - resgatar as informações e os documentos que integravam o processo
perdido ou extraviado, solicitando, quando necessário, aos componentes por onde o
processo tramitou, a disponibilização de informações ou de cópias dos documentos;

                            

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