DOU 22/07/2022 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 138, sexta-feira, 22 de julho de 2022
ISSN 1677-7042
Seção 1
XLII - unidade responsável: unidade que tem competência regimental para se
manifestar sobre o assunto de que trata o processo, ou, em se tratando de competência
comum a mais de uma unidade, a que tiver autuado o processo; e
XLIII - peticionamento eletrônico: envio, diretamente por usuário externo,
previamente cadastrado, de documentos digitais, visando a formar novo processo ou a
compor processo já existente.
§ 1º A guarda da documentação de pessoal e disponibilização, quando
necessário, é atribuição do arquivo funcional.
§ 2º Os procedimentos previstos neste Regulamento concernentes a sigilo e
restrição nos termos da Lei nº 12.527, de 2011, não se confundem com os conceitos de
níveis de acesso de sigilo e restrição utilizados no Sistema Eletrônico de Informação -
SEI.
CAPÍTULO I
DA GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ELETRÔNICOS
Art. 3º Fica instituído o Núcleo Gestor do Processo Administrativo Eletrônico
- Nuproc, subordinado à Secretária-Executiva - SE, com as seguintes atribuições:
I - exercer a governança e parametrização do SEI;
II - zelar pela contínua adequação do uso do SEI à legislação de gestão
documental e processual às necessidades do Ministério da Agricultura, Pecuária e
Abastecimento e aos padrões de uso e evoluções definidos no âmbito do Processo
Eletrônico Nacional;
III - supervisionar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade de
processos, documentos, dados e metadados nele contidos;
IV - promover a capacitação, prestar suporte técnico-operacional e orientação
aos usuários quanto à utilização do SEI;
V - participar do Grupo de Gestão do SEI, coordenado pelo Ministério da
Economia - ME; e
VI - propor revisões das normas internas afetas ao processo eletrônico.
Art. 4º O Nuproc será composto por um representante titular e um suplente
das seguintes unidades, com notáveis conhecimentos sobre as competências e serviços
públicos prestados por suas unidades e da legislação documental e processual:
I - Coordenação-Geral de Logística Institucional - CGLI;
II - Departamento de Tecnologia da Informação - DTI;
III - Coordenação-Geral do Gabinete do Ministro - CGGAB/GM;
IV - Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas - COGEP;
V - Departamento de Governança e Gestão - DGG;
VI - Biblioteca Nacional de Agricultura - BINAGRI;
VII - Consultoria Jurídica - CONJUR; e
VIII - Órgãos específicos singulares.
§ 1º Os representantes, titulares e suplentes, serão indicados pelo titular das
unidades e órgãos representados, e designados pelo Departamento de Administração -
DA / S E .
§ 2º Os membros do Nuproc terão mandato de dois anos, permitida a
recondução por igual período, desde que possuam histórico de atuação e empenho para
realização dos serviços.
§ 3º O quórum de reunião é de cinquenta por cento dos seus membros e o
quórum de aprovação é de maioria simples dos presentes.
§ 4º A Coordenação do Nuproc ficará a cargo da Coordenação-Geral de
Logística Institucional - CGLI.
§ 5º O Nuproc poderá convidar servidores e representantes de outros órgãos
ou entidades públicas e privadas para participar das reuniões, sempre que seus
conhecimentos e competências possam ser necessários ao cumprimento da sua
finalidade, sem direito a voto.
§ 6º O Nuproc poderá publicar resoluções com repercussão geral sobre a
utilização do SEI- MAPA, após prévia autorização da Secretaria-Executiva.
§
7º 
O
Nuproc 
se
reunirá
ordinariamente, 
bimestralmente
e,
extraordinariamente, sempre
que convocado
por seu
Coordenador, sendo
que
quadrimestralmente deverá ser encaminhado relatório das atividades realizadas à
Secretaria-Executiva.
§ 8º As reuniões do Nuproc ocorrerão prioritariamente por meio de
videoconferência, a critério de seu coordenador, sendo vedada a concessão de diárias e
passagens para participação em reuniões ordinárias ou extraordinárias.
§ 9º O Nuproc deverá possuir unidade física de atendimento, corpo de
colaboradores próprios e, no prazo de sessenta dias, a contar da data de publicação
desta Portaria, deverá providenciar a publicação de seu regimento interno após prévia
aprovação pelo rito ordinário.
§ 10. O Departamento de Administração providenciará o suporte necessário à
implantação e instalação do Nuproc.
§ 11. A participação no Nuproc será considerada prestação de serviço público
relevante, e não ensejará remuneração, sendo vedado o reembolso de despesas relativas
à participação em reuniões ordinárias ou extraordinárias.
Art. 5º A execução das atividades de protocolo e arquivo está subordinada
funcionalmente ao Departamento de Administração, da Secretaria-Executiva ou unidade
equivalente.
Art. 6º Compete às Superintendências Federais de Agricultura e às unidades
operacionais a gestão dos arquivos descentralizados em seus respectivos âmbitos.
Art. 7º Compete aos protocolos centrais:
I - receber, conferir, digitalizar, registrar e tramitar os documentos de origem
externa recebidos no âmbito do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento;
II - realizar remessa de documentos fisicamente quando não for possível a
tramitação eletrônica; e
III - receber os documentos
enviados eletronicamente, por meio de
peticionamento eletrônico e qualquer outro sistema de protocolização eletrônica de
documentos implementado por esta Pasta.
Parágrafo único: Fica vedado o recebimento de pacotes pessoais de grande
porte pelo Protocolo Central.
CAPÍTULO II
DO ACESSO AO SEI
Art. 8º Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem
como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com seu perfil de acesso
e competências funcionais.
Art. 9º Os usuários colaboradores não poderão assinar documentos no âmbito
do SEI.
Parágrafo único. O cadastro de usuário colaborador será efetivado unicamente
mediante solicitação da chefia imediata, que será responsável por acompanhar as ações
realizadas pelo colaborador no SEI.
CAPÍTULO III
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das disposições gerais
Art. 10. Todos os documentos gerados ou juntados ao SEI integrarão
processos eletrônicos.
§ 1º Os documentos arquivísticos nato-digitais e assinados eletronicamente
juntados aos processos eletrônicos no SEI, na forma estabelecida neste Regulamento,
serão considerados originais para todos os efeitos legais, conforme estabelece o art. 10
do Decreto nº 8.539, de 2015.
§ 2º
Os documentos
arquivísticos digitalizados
juntados aos
processos
eletrônicos no SEI, na forma estabelecida no art. 15 deste Regulamento, terão a mesma
força probante dos originais, conforme estabelece o Decreto nº 8.539, de 2015.
Art. 11. O processo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários
de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos
campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
I - ser formado de maneira cronológica, lógica e continua;
II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os
processos físicos pré-existentes que eventualmente forem digitalizados e convertidos em
processos eletrônicos; e
III - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo
como exceção.
Art. 12. As unidades responsáveis pelos processos administrativos deverão:
I -
priorizar o
uso do correio
eletrônico para
assuntos meramente
interlocutórios, alinhamentos gerenciais, convites para reuniões, cerimoniais e eventos
internos;
II - evitar a produção de despachos de mero encaminhamento, que não
contenham instruções executórias, decisões ou afins;
III - usar hiperlinks com a finalidade de evitar a multiplicação desnecessária de
documentos que já constem de processos no SEI ou de publicações oficiais;
IV - restringir o acesso a documentos quando, no curso da instrução
processual, for necessária a juntada de documentos cujo sigilo seja protegido por lei;
e
V - levantar o sigilo ou restrição de documentos quando, no curso da
instrução processual, não mais subsistirem as hipóteses de restrição previstas em lei.
Seção II
Da produção de documentos públicos
Art. 13. Os documentos gerados no âmbito do MAPA, para que constem dos
processos eletrônicos a que se refere o art. 11, deste Regulamento, deverão ser
elaborados por meio do editor de textos do SEI, observado o seguinte:
I - qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar
aqueles de sua competência;
II - documentos que demandem análise preliminar de sua minuta deverão ser
formalizados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde
com o documento final a ser posteriormente formalizado; e
III - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário deverão
ser enviados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso III do caput, em se tratando de
documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica
deverá ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades
participantes.
§ 2º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do
órgão emissor do documento só serão apostas na versão definitiva para envio, superada
a fase de elaboração.
Art. 14. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos
documentos no SEI, para questões urgentes que não possam esperar o restabelecimento
do sistema, estes podem ser produzidos em suporte físico e assinados de próprio punho,
podendo receber numeração manual sequencial provisória e, quando do retorno da
disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o
SEI.
Seção III
Da recepção de documentos, captura para o SEI e digitalização
Art. 15. Os documentos a serem incluídos no SEI observarão os seguintes
procedimentos:
I - a realização do processo de digitalização de documentos e processos em
suporte físico deverá
ser efetivada em formato PDF,
preferencialmente em cor
monocromático, resolução de 300 dpi e com processamento de Reconhecimento Óptico
de Caracteres (OCR), antes ou durante sua captura para o SEI:
a) o limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de
documentos externos será de 1 (um) gigabyte;
b) os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo deverão ser gravados
em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível,
mantendo-se sua inteligibilidade, de forma a cada arquivo não ultrapassar o limite de que
trata o inciso I;
c) documentos arquivísticos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem
o limite de que trata o inciso I, serão mantidos em mídia digital, a qual deverá ser
identificada com o Número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no
processo correspondente; e
d) a mídia a que refere a alínea "c" deste inciso será encaminhada para a
área responsável pelo processo correspondente para análise e posterior envio para o
Arquivo Central, conforme o caso.
II - os processos de procedência externa recebidos pelo protocolo serão
protocolizados no SEI com NUP próprio do MAPA, exceto se já possuírem NUP, hipótese
em que deverão ser inseridos no SEI mantendo seu NUP de origem;
III - os documentos e processos que contenham amostra de material deverão
ser capturados para o SEI com a descrição do objeto encaminhado; posteriormente, a
amostra deverá ser encaminhada ao setor que procederá o seu recebimento no SEI;
IV - aos documentos recepcionados nas unidades de protocolo do Ministério
da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, em Brasília e nos Estados, será atribuído nível
de acesso "Restrito", utilizando o fundamento legal previsto no inciso III, do art. 6º, da
Lei nº 12.527, de 2011, de forma a assegurar a proteção de informações sigilosas ou
pessoais que porventura estejam inseridas nos documentos recebidos;
V - ao receber documento proveniente de unidade de protocolo, a unidade
destinatária deverá revisar imediatamente o nível de acesso, tendo como base as
informações
contidas
no
próprio
documento, ficando
o
chefe
de
cada
unidade
responsável pelo cumprimento deste dispositivo;
VI - em exceção ao inciso V do caput, os documentos de procedência externa
recebidos pelo Protocolo com indicação de informação sigilosa, não passíveis de
classificação, não será efetivada sua inserção no SEI no momento do recebimento no
Protocolo, que os encaminhará à área competente sem violação, que procederá com a
captura para o SEI no prazo máximo de 2 dias úteis; e
VII - no recebimento de documentos de procedência externa em suporte
físico, o protocolo poderá:
a) proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo
imediatamente ao interessado;
b) quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia
simples, atestar a conferência da cópia com o original, devolvendo o documento original
imediatamente ao interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização;
c) receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando
que:
1. os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias
autenticadas
em cartório
serão,
preferencialmente,
devolvidos ao
interessado ou
mantidos sob a guarda do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, nos
termos de sua tabela de temporalidade e destinação; e
2. os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas
administrativamente ou cópias simples poderão ser descartados após realizada sua
digitalização e captura para o SEI, nos termos do inciso VII do caput.
Art. 16. Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI:
I - processos e documentos físicos protocolados no MAPA anteriores à
implantação do SEI;
II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não
caracterizam documento arquivístico; e
III - correspondências pessoais.
Parágrafo único. Exceção ao caput ocorrerá nos casos em que os documentos
de que tratam os incisos II e III deste artigo venham a se tornar peças processuais.
Seção IV
Da tramitação
Art. 17. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área
unidade de destino promoverá imediatamente:
I - a sua devolução ao remetente; e
II - o seu envio para a área competente.
Art. 18. Processos e Documentos protocolados anteriormente à implantação
do SEI poderão continuar seu trâmite no Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos
- SIGED, devendo ser avaliada a agilidade processual envolvida, caso em que se permitirá
a digitalização dos autos para andamento célere e eficaz, caso seja este o entendimento
da unidade detentora do processo.

                            

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