DOU 27/03/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 59, segunda-feira, 27 de março de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
VII - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico,
num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação
por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal;
VIII - autenticidade: qualidade de um documento que não sofreu nenhuma
alteração, exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração,
corrompimento e adulteração;
IX - autoridade competente: agente público que tenha a competência para
executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo
ou função;
X - Barramento (ConectaGov): solução que permite a tramitação (envio e
recebimento) de processos externos;
XI - captura digital: consiste em declarar um documento como arquivístico ao
incorporá-lo no SEI, a partir das ações de digitalização, registro, classificação, indexação,
atribuição de metadados e arquivamento;
XII - Código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade
de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de
autenticidade;
XIII - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário externo para
utilização do SEI/ICMBio;
XIV - despacho: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá
continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;
XV - digitalização: processo de conversão da fiel imagem de um documento
para o código digital;
XVI - documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa
física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade;
XVII - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo
eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;
XVIII - documento externo: documento de origem externa carregado no SEI;
XIX - documento nato digital: documento criado originalmente em meio
eletrônico;
XX - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento
da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas
técnicas;
XXI - Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de
documentos;
XXII - informação pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada
ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
XXIII - interessado: pessoa (física ou jurídica) ou órgão que tem interesse,
benefício ou proveito sobre o objeto do processo;
XXIV - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos
eletrônicos no SEI, classificados quanto ao nível de acesso em público, restrito ou sigiloso,
nos termos da Lei nº 12.527, de 2011 e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012;
XXV - número SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo
SEI para identificar individualmente um documento dentro do sistema;
XXVI - Número Único de Protocolo (NUP): código numérico que identifica, de
forma única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido;
XXVII - peça processual: documento que, sob diversas formas, integra o
processo;
XXVIII - peticionamento eletrônico: solução que permite ao usuário externo,
devidamente cadastrado, protocolar documentos digitais, visando formar novo processo ou
a compor processo já existente;
XXIX - peticionamento intercorrente: protocolização de documentos em
processos já existentes;
XXX - processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados,
armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;
XXXI - processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá
exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou
decisão;
XXXII - Protocolo (SGI - Suporte SEI): setor responsável por executar as
atividades de protocolo no âmbito do ICMBio;
XXXIII - Protocolo Eletrônico: solução que permite a protocolização de
documentos, por qualquer cidadão, com cadastro simples, sem a necessidade de cadastro
de usuário externo;
XXXIV - sobrestamento: interrupção formal de seu andamento, em razão de
determinação existente no próprio processo ou em outro processo;
XXXV - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: sistema oficial de informações,
documentos e processos eletrônicos da Administração Pública;
XXXVI - suporte físico: material no qual são registradas as informações e que
não necessitam de equipamentos eletrônicos para sua leitura;
XXXVII - tramitação: movimentação do processo de um setor a outro, por meio
do SEI; e
XXXVIII - Unidade Administrativa: unidade formal do ICMBio que detém
competência legal e regimental para exercer suas atribuições.
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS
Art. 3º São objetivos do SEI instituído no âmbito do ICMBio:
I - aumentar a produtividade e celeridade na tramitação dos processos;
II - aprimorar a segurança e confiabilidade dos dados e das informações;
III - criar condições mais adequadas para a produção e utilização de
informações;
IV - facilitar o acesso às informações e instâncias administrativas; e
V - estimular a sustentabilidade ambiental reduzindo o uso de papel e custos
operacionais e de armazenamento da documentação.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES
Art. 4° Integram a estrutura de gestão do SEI/ICMBio:
I - a Coordenação de Logística (CLOG), vinculada à Coordenação-Geral de
Gestão Administrativa (CGADM), que atuará como unidade gestora;
II - a Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação (CGTI);
III - a Equipe de Gestão do SEI; e
IV - as demais unidades administrativas do ICMBio.
Art. 5° Compete à CLOG:
I - elaborar e disseminar instrumentos orientadores do SEI/ICMBio;
II - promover a capacitação e reciclagem dos usuários do SEI/ICMBio;
III - gerenciar o SEI/ICMBio em articulação com as unidades administrativas do
ICMBio;
IV - realizar a criação ou alteração de caixas no SEI, após análise e aprovação
pela equipe de gestão;
V - realizar a gestão administrativa do SEI/ICMBio e mantê-lo atualizado e
alinhado às necessidades do ICMBio; e
VI - prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso e à operacionalização
do SEI/ICMBio.
Art. 6° Compete à CGTI:
I - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI/ICMBio e dar
suporte tecnológico referente à sua manutenção;
II - analisar as ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao
SEI/ICMBio e apresentar a solução;
III - analisar, juntamente com a CLOG, as sugestões de melhorias no SEI/ICMBio
e encaminhar,
ao Ministério
da Economia,
quando for
o caso,
para o
seu
desenvolvimento;
IV - informar aos usuários sobre as atualizações ou inconsistências no sistema
que possam causar indisponibilidade ou lentidão no SEI;
V - garantir a continuidade do serviço em níveis acordados com a unidade
gestora, bem como a disponibilidade dos documentos; e
VI - proceder à atualização do SEI/ICMBio e executar as manutenções
periódicas conforme planejamento de mudanças definido com a unidade gestora.
Art. 7° A Equipe de Gestão do SEI será responsável pela administração do
SEI/ICMBio, sendo composta por servidores lotados na CLOG, responsáveis pelo Protocolo
(SGI - Suporte SEI) e Arquivo Central, e por servidores da CGTI.
Parágrafo único. Por meio de portaria da CGADM serão designados servidores
titular e substituto para compor a Equipe.
Art. 8° Compete às demais unidades administrativas do ICMBio:
I - cooperar no processo de aperfeiçoamento da Gestão de Documentos no
ICMBio; e
II - produzir, tramitar e receber os documentos da unidade no SEI/ICMBio.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 9° Todos os documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos pelo
ICMBio, integrarão processos eletrônicos, no âmbito do SEI/ICMBio.
Parágrafo único. Os documentos arquivísticos nato-digitais juntados aos
processos eletrônicos no SEI/ICMBio, na forma estabelecida nesta Portaria, serão
considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 10. O processo eletrônico inicia-se com um documento nato-digital ou
digitalizado e dispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em
papel, como capeamento, etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha
ou página.
Art. 11. Todas as unidades administrativas do ICMBio deverão utilizar o SEI para
produzir, editar, assinar, tramitar e receber documentos e processos.
Art. 12. Os processos eletrônicos produzidos no SEI/ICMBio receberão um
Número Único de Protocolo - NUP automático quando se tratar de um novo processo ou
informado manualmente, quando se tratar de documento ou processo já existente em
suporte físico.
Art. 13. Para a abertura de um processo eletrônico no SEI/ICMBio, deverão ser
inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental,
mediante o preenchimento dos campos próprios do Sistema, observados os seguintes
requisitos:
I - escolha adequada do tipo de processo, que poderá ser alterada em caso de
incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto, observadas as
orientações publicadas;
II - descrição da especificação de forma objetiva, clara e ortograficamente
correta, que poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer
unidade na qual o processo esteja aberto;
III - informação do(s) interessado(s) e do remetente de acordo com o padrão
para cadastramento de remetente e interessado, verificando antes se cada um encontra-
se já disponível para ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não
gerar duplicidade de registros na base de dados do Sistema; e
IV - descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo "Observações
desta unidade", visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo. Tais
informações somente poderão ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as
inseriu.
Art. 14. A ordenação dos documentos no processo eletrônico deverá respeitar
a sequência cronológica e sua reordenação exigirá anuência da autoridade competente da
unidade por meio de despacho inserido no processo, com justificativa expressa da
necessidade de alteração, e encaminhado ao Protocolo Central. (alterar a área responsável,
quem atende é o SGI)
Parágrafo único. Documentos resultantes da digitalização de processos em
papel não poderão ser reordenados na árvore de documentos do processo, a fim de que
não seja alterada a numeração de suas folhas originais.
Art. 15. Os processos eletrônicos do SEI/ICMBio deverão ser classificados com
base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo do ICMBio, para as atividades-
fim, e com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos, para as atividades-meio.
§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a
escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada.
§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto será facultativa,
uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo.
Art. 16. Nas situações em que o uso do processo eletrônico for inviável ou em
caso de indisponibilidade do SEI/ICMBio, cujo prolongamento cause dano relevante à
celeridade do processo, será admitido, em caráter excepcional e de urgência, a tramitação
física.
§ 1º Nas hipóteses previstas no caput, as unidades administrativas deverão
comunicar o fato à CGTI, que emitirá declaração de indisponibilidade do SEI/ICMBio,
mediante prévia avaliação da situação.
§ 2º Superada a excepcionalidade, o processo ou documento deverá ser
digitalizado, inserido no SEI/ICMBio para continuidade e encerramento do trâmite físico.
Seção II
Da Produção de Documentos
Art. 17. Todo documento oficial produzido no ICMBio deverá ser gerado no
editor de texto do SEI/ICMBio.
§ 1º O SEI/ICMBio possui modelos de diversos documentos, sendo possível
novas inclusões mediante solicitação expressamente justificada via despacho da unidade
administrativa responsável à Equipe de Gestão do SEI.
§ 2º Quando o documento a ser produzido exigir formatação incompatível com
o editor
de textos do SEI/ICMBio,
deverá ser convertido em
formato PDF,
preferencialmente pesquisável, e inserido como documento externo.
§ 3° Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção de
documentos no SEI/ICMBio, estes poderão ser produzidos em papel, digitalizados de
acordo com parâmetros definidos na Seção III deste Capítulo e inseridos como documentos
externos quando do retorno da disponibilidade do Sistema.
Art.
18. A
numeração automática
sequencial,
aplicada a
determinados
documentos oficiais, é reiniciada a cada ano e não possui distinção de unidade.
Seção III
Do Recebimento e Digitalização de Documentos
Art. 19. As correspondências, os processos administrativos e os documentos
arquivísticos de origem externa ao ICMBio recebidos em suporte físico deverão ser abertos,
digitalizados, registrados e tramitados no SEI/ICMBio.
§ 1º Caso o envelope tenha a finalidade de comprovar a data de postagem ou
contenha endereço atualizado do remetente, poderá ser digitalizado e incluído no processo
eletrônico.
§ 2º Os documentos deverão ser registrados no SEI/ICMBio no prazo máximo
de vinte e quatro horas, contadas do recebimento, salvo quando este ocorrer às sextas-
feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos, ou haja restrição técnica da unidade,
devidamente fundamentada.
§ 
3º 
As 
correspondências 
identificadas
como 
sigilosas 
deverão 
ser
encaminhadas lacradas diretamente ao destinatário ou superior hierárquico, cabendo-lhe
providenciar as medidas necessárias.
§ 4º Caberá ao destinatário da correspondência recebida, ao verificar tratar-se
de assunto oficial, retorná-la à unidade responsável para o devido registro, caso
necessário.
Art. 20. Ao receber um documento ou processo, em suporte físico ou digital, a
unidade responsável deverá realizar os seguintes procedimentos:
I - físicos: providenciar registro, digitalização e inserção no SEI e, quando na
Sede, encaminhar ao Arquivo Central; e
II - digitais: providenciar o registro por meio do peticionamento eletrônico ou
protocolo digital.
Art. 21. Não deverão ser registrados no SEI, exceto se vierem a se tornar peças
processuais:
I - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais e demais materiais que não
são caracterizados como documentos arquivísticos; e
II - correspondências particulares.

                            

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