DOEAM 18/03/2019 - Diário Oficial do Estado do Amazonas - Tipo 1
Diário Oficial do Estado do Amazonas
Manaus, segunda-feira, 18 de março de 2019 | Publicações Diversas | Pág. 2
para a publicação no Diário Oficial do Estado e disponibilização no site
institucional. § 2º. Os documentos deverão ser formatados no padrão ofício,
tendo como parâmetro o Manual de Redação da Presidência da República, 3ª
edição, e conforme minuta anexa a esta portaria. § 3º. A atribuição de controle
interno tem a finalidade de controlar, auditar e avaliar o procedimento
operacional de incumbência dos setores da Entidade, bem como as rotinas e
práticas administrativas e contábeis, em harmonia com a legislação de
regência. § 4º. A atribuição de gestão de projetos consistirá no apoio e
assessoramento ao Diretor-Presidente quanto ao planejamento, elaboração
e execução de projetos institucionais, bem como a elaboração de relatórios
sobre qualquer condição, a fim de que possa provê-lo de informações para
ulterior tomada de decisões. CAPÍTULO II- DA ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL Art. 2º. O Gabinete da Diretoria-Presidência tem como
estrutura: I- Chefia de gabinete: a) Secretaria-geral de documentos; b) Divisão
de atendimento ao público. II- Assessoria institucional; III- Assessoria de
controle interno; IV- Assessoria de gestão de projetos. SEÇÃO I- DA CHEFIA
DE GABINETE. Art. 3º. À Chefia de Gabinete compete: I- assessorar o
Diretor-Presidente no exercício de suas atribuições e, especialmente, no
exame e na condução dos assuntos relacionados à atribuição da secretaria-
geral de documentos, com ingerência direta sobre as Divisões de Apoio ao
Gabinete e de atendimento ao público; II – assistir o Diretor-Presidente no
preparo e no despacho do seu expediente pessoal e de sua agenda; III-
planejar e coordenar as atividades de gestão relativas à comunicação, fluxo e
formatação de documentos, estabelecendo procedimentos para a
implantação no gabinete da Presidência do Detran/AM. IV- exercer outras
atribuições que lhe forem cometidas pelo Diretor-Presidente. Art. 4º. À
Secretaria-geral de documentos compete: I- assistir a Chefia de Gabinete na
preparação dos expedientes administrativos no padrão estabelecido nesta
portaria, bem como dar tratamento aos processos e expedientes submetidos
ao gabinete da Presidência; II- proceder ao envio dos atos administrativos
para publicação no Diário Oficial do Estado; III- exercer outras atividades que
lhe forem atribuídas pela Chefia de Gabinete. Art. 5º. À Divisão de
atendimento ao público compete: I- Prestar atendimento ao público relativo às
demandas submetidas ao gabinete do Diretor-Presidente; II- quando
necessário, orientar o usuário quanto à documentação para a devida
instrução de seu requerimento formalizado perante a Entidade; III-
Desempenhar outras atribuições determinadas pela Chefia de Gabinete.
SEÇÃO II- DA ASSESSORIA INSTITUCIONAL. Art. 6º. À Assessoria
Institucional compete: I – assessorar o Diretor-Presidente em sua
representação funcional e política; II- acompanhar e analisar cenários com
potencial de gerar crises que ameacem a estabilidade institucional; III -
articular e assessorar o gerenciamento de crises que ameacem a estabilidade
institucional, quando determinado; IV- exercer outras atribuições que lhe
forem cometidas pelo Diretor-Presidente. SEÇÃO III- DA ASSESSORIA DE
CONTROLE INTERNO Art. 7º. À Assessoria de controle interno compete: I-
coordenar, orientar, controlar, auditar e avaliar a execução das rotinas
administrativas institucionais; II- prover o Diretor-Presidente de informações
para tomada de decisões; III- instituir manuais, normas e procedimentos
regulamentares aplicáveis às atividades institucionais; IV- exercer outras
atribuições que lhe forem cometidas pelo Diretor-Presidente. SEÇÃO IV- DA
ASSESSORIA DE GESTÃO DE PROJETOS. Art. 8º. À Assessoria de gestão
de projetos compete: I- planejar e gerenciar os projetos de interesses da
Instituição; II- conferir suporte às Diretorias Administrativo-Financeira e
Técnica quanto ao planejamento estratégico e recrutamento de projetos
relevantes a cada uma das respectivas áreas; III- prover o Diretor-Presidente
de informações necessárias à tomada de decisões; IV- exercer outras
atribuições que lhe forem cometidas pelo Diretor-Presidente. CAPÍTULO III-
DA PADRONIZAÇÃO E FORMATAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS. Art.
9º. Os documentos oficiais deverão seguir diagramação única, que sigam o
padrão ofício, tendo como parâmetro o Manual de Redação da Presidência da
República, 3ª edição e acompanhando as disposições contidas no Manual de
Identidade Visual do Governo do Amazonas, disponível no sítio
www.amazonas.am.gov.br, conforme minuta anexa. Os documentos serão
especificados, conforme nomenclatura a seguir: I- Memorando; II-
Memorando-Circular; III- Ofício; IV- Ofício-Circular; V- Exposição de motivos;
VI- Correio eletrônico (e-mail); VII- Portaria; VIII- Portaria Normativa; IX- Edital
de Chamamento; X- Edital de Leilão. §1º. O memorando, em substituição à
Comunicação Interna, é um gênero textual comum nas comunicações
internas oficiais e serve como meio de transmitir uma informação para
funcionários de um mesmo local de maneira rápida. §2º. O memorando-
circular é o de mesmo conteúdo endereçado a vários destinatários, ainda que
sejam apenas dois, que tem como finalidade transmitir uma informação para
todos os setores institucionais indistintamente. §3º. O ofício consiste na
espécie documental aplicada para a comunicação entre órgãos. §4º. O ofício-
circular é aquele de mesmo conteúdo do ofício, endereçado a vários
destinatários, ainda que sejam apenas dois, que deverão estar indicados de
forma específica. §5º. A exposição de motivos é o expediente dirigido ao
Diretor-Presidente para propor medida, submeter projeto de ato normativo à
sua consideração ou informá-lo de determinado assunto. §6º O correio
eletrônico (e-mail) é um instrumento eletrônico por intermédio do qual se envia
ou recebe documentos na administração pública. a) O assunto deve ser o
mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da
mensagem. Assim, quem irá receber a mensagem identificará rapidamente
do que se trata; quem a envia poderá posteriormente, localizar a mensagem
na caixa do correio eletrônico. b) A linguagem do texto dos correios eletrônicos
deve ser formal, como a que se usaria em qualquer outro documento oficial. c)
A assinatura do e-mail deverá conter o nome completo, o cargo, a unidade, o
órgão e o telefone do remetente. §7º. A Portaria é um instrumento normativo
infralegal utilizado pela Administração Pública direta e indireta, a qual poderá
prevê nas modalidades de mero expediente ou normativa e serão utilizadas
para determinar o cumprimento de uma ou várias instruções,
simultaneamente. §8º. O Edital de Chamamento Público é um instrumento
que se vale para a convocação de pessoa física ou jurídica interessada em
participar de processo voltado à prestação de serviço público. Preza-se para
chamar publicamente interessados em processos de credenciamento, onde
há a inexigibilidade de licitação, tendo em vista a inviabilidade de competição,
bem como para a realização de leilão veicular. §9º. Edital de leilão consiste no
instrumento através do qual são estabelecidas normas gerais e específicas
para a realização de leilões veiculares no âmbito do Detran/AM. Art. 10. Os
setores do Detran-AM, quando de seus interesses e para se comunicarem
entre si, elaborarão seus próprios memorandos, que deverão ser produzidos
no padrão ofício, conforme minuta anexa e serão digitalizados e protocolados,
via SPROweb, para o setor de destino, mantendo-se também a expedição por
meio físico. Art. 11. O memorando-circular, ofício, ofício-circular, portaria e
portaria normativa deverão ser exclusivamente editados ou terão sua redação
aprovada, nos casos a seguir especificados, pela Secretaria-geral de
documentos, a qual se encarregará do emprego da numeração e demais atos
de publicação em Diário Oficial do Estado e no portal do Detran/AM. §1º. Os
setores, quando de seu interesse imediato, poderão produzir a minuta de
ofício para submetê-la ao Gabinete da Presidência, através da secretaria-
geral de documentos, que apreciará, adequará, quando necessário e
numerará o documento. §2º. O documento finalizado e assinado pelo Diretor-
Presidente retornará ao setor interessado para que este proceda ao
encaminhamento à Gerência de Transporte, bem como realizara o
acompanhamento do retorno da via protocolada no órgão, entidade pública ou
particular destinatária, enviará uma via ao Gabinete da Presidência para
arquivamento e ainda procederá a tramitação processual competente. §3º.
No caso do §1º, a minuta deverá ser encaminhada, via pasta compartilhada
em rede, pelo setor demandante, na qual se fará referência ao respectivo
processo, o qual deverá ser tramitado, por meio do sistema Sproweb, com a
finalidade de consulta ao arquivo originário. §4º. Quando interessar a
determinado setor a divulgação geral de um assunto, a demanda deverá ser
formalizada perante a diretoria relativa à área de atuação, via memorando,
que apreciará a matéria, preliminarmente, e a levará à submissão do Diretor-
Presidente, que determinará, caso procedente, ao Gabinete da Presidência,
através da Secretaria Geral de Documentos, a produção de memorando-
circular ou, se for o caso, ofício-circular. §5º. As comunicações externas que
envolvam criação, alteração, implementação ou extinção de procedimento,
atividade ou sistemas relacionados à área de atuação do setor deverão ser
formalizadas, via memorando, à Diretoria imediata (DP, DAF, DT), a qual se
encarregará da prévia análise da demanda e confeccionará as minutas de
ofícios, submetendo-os à apreciação e ulterior assinatura do Diretor-
Presidente, recebendo a consecutiva numeração de controle, cumprindo-se,
em todo o caso, o disposto na parte final do §1º deste artigo, condizente ao
transporte e arquivamento do documento. §6º. Excepcionalmente, portarias
específicas que disponham sobre matérias de interesse da Assessoria
Jurídica, Gerência de Pessoal, Gerência Médica e Psicológica ou, ainda, de
outro setor, poderão ser produzidas diretamente pelo respectivo setor, desde
que a minuta seja previamente aprovada pela secretaria-geral de documentos
do Gabinete da Presidência, considerando-se a especificidade material e
para dar celeridade à elaboração e expedição dos documentos. §7º. O
documento expedido fora do padrão estabelecido nesta Portaria retornará ao
setor remetente para a devida correção. §8º. O controle de numeração de
todos os documentos oficiais ficarão concentrados no Gabinete da
Presidência, através da Secretaria Geral de Documentos, que poderá
disponibilizá-los, para os casos mencionados nos §§ 1º e 4º, procedendo-se
ao devido registro do setor solicitante. CAPÍTULO IV- DO SISTEMA
SPROWEB. Art. 12. O SPROweb é um sistema de tecnologia voltado ao
controle de protocolo do Estado do Amazonas, através do qual se realiza o
registro, tramitação e gestão de documentos de ordem interna e externa à
Instituição. Art. 13. O Setor de Protocolo Administrativo do Detran/AM deverá
digitalizar os documentos recebidos, bem como incluí-los no Sproweb para a
respectiva tramitação. Art. 14. Toda solicitação de interesse dos setores da
Entidade que ensejará a produção de documento oficial, requerimento ou
congêneres, deverão ser formalizados, via sistema Sproweb, respeitada
também a forma de encaminhamento, através de pasta compartilhada em
rede, para casos especificados nos §§1º ao 5º do artigo 10, a fim de se manter
o controle sobre a tramitação do documento. Do contrário, serão devolvidos
ao setor emitente para o devido registro. Parágrafo único: Os expedientes
encaminhados ao Gabinete da Diretoria-Presidência serão tramitados pela
Divisão de Atendimento ao Público. CAPÍTULO V- DAS DISPOSIÇÕES
FINAIS. Art. 15. O não atendimento das orientações constantes nesta
portaria implicará na devolução do documento ao setor de origem para
adequação. Art. 16. Os atos relativos à execução dos dispositivos desta
Portaria, tais como: treinamento de pessoal, produção e reprodução de
documentos padronizados e comunicações diversas aos servidores relativas
ao feito, serão providenciados pelo Gabinete da Diretoria-Presidência,
através da Chefia de Gabinete. Art. 17. Esta Portaria entrará em vigor na data
de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário. Gabinete do
DIRETOR-PRESIDENTE DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO
DO AMAZONAS, em Manaus, 15 de março de 2019. ANEXO I-
D I A G R A M A Ç Ã O D O C U M E N T O PA D R Ã O O F Í C I O F o n t e :
VÁLIDO SOMENTE COM AUTENTICAÇÃO
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