DOU 07/08/2023 - Diário Oficial da União - Brasil
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Nº 149, segunda-feira, 7 de agosto de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
Parágrafo único. A contextualização descreverá também os objetivos e as
fontes de riscos, tais como legislações, etapas, procedimentos, atividades, pessoas
envolvidas, equipamentos, sistemas e materiais.
Art. 7º A fase de identificação dos riscos visa demonstrar os riscos que possam
comprometer ou impedir os objetivos do Processo de Aquisições, Contratações e Logística
do TRE-SP.
§1º A identificação de riscos poderá se basear em dados históricos, análises
teóricas, opiniões de especialistas e/ou necessidades das partes interessadas.
§2º Nesta fase, os gestores e gestoras de riscos deverão analisar quais são os
riscos e descrever suas causas e consequências.
Art. 8º A fase de análise dos riscos avaliará a severidade do risco e o impacto
nos objetivos estratégicos da área de contratações, além de determinar as chances de o
evento acontecer.
§1º O resultado final do processo de análise de riscos será o de atribuir, para
cada risco identificado, uma classificação tanto para a probabilidade, como para o impacto
do evento, cuja combinação determinará o nível do risco.
§2º A análise dos riscos definirá as estratégias e os métodos mais adequados
para o tratamento, já que as decisões serão devidamente orientadas de acordo com os
tipos e níveis de riscos previamente mapeados.
Art. 9º A avaliação dos riscos compreende a matriz em que são organizados a
probabilidade e o impacto, calculando-se os níveis de risco a fim de facilitar a tomada de
decisão na fase de tratamento.
Parágrafo único. Os resultados obtidos pela matriz são comparados com o
apetite a riscos institucional para se concluir quais níveis de riscos a área de contratações
do TRE-SP está disposta a suportar.
Art. 10. Na fase de tratamento dos riscos haverá a determinação da resposta
mais adequada, seja para interferir nas chances de um risco acontecer, seja para reduzir
seu impacto nos objetivos do processo de trabalho ou projeto.
Parágrafo único. As propostas de respostas
aos riscos podem ser as
seguintes:
I - evitar: interromper as atividades que geram risco;
II - transferir: compartilhar ou transferir uma parte dos riscos que possam ser
transferíveis a terceiros;
III - mitigar: reduzir a probabilidade, o impacto ou ambos; e
IV - aceitar: avaliar se os demais tipos de respostas ao risco são viáveis.
Art.11. A fase de monitoramento e análise crítica será realizada pelos gestores
e gestoras de riscos e consiste na verificação, supervisão, observação crítica ou
identificação da situação de risco, e deverá ser realizada de forma contínua, a fim de
determinar a adequação, suficiência e eficácia dos controles internos para atingir os
objetivos estabelecidos.
Parágrafo único. Os resultados do monitoramento e análise crítica devem ser
registrados e reportados externa e internamente, assim como devem ser utilizados como
suporte na análise da estrutura de gestão de riscos.
Art. 12. A fase da comunicação e consulta consiste na manutenção de fluxo
regular e constante de informações com as partes interessadas, durante todas as fases do
processo de gestão de riscos e tem como objetivos:
I - auxiliar a estabelecer o contexto apropriadamente e assegurar que as visões
e percepções das partes interessadas, incluindo necessidades, suposições, conceitos e
preocupações sejam identificadas, registradas e levadas em consideração;
II - auxiliar a assegurar que os riscos sejam identificados e analisados
adequadamente, reunindo áreas diferentes de especialização; e
III - garantir que todos os envolvidos estejam cientes de seus papéis e
responsabilidades para que avalizem e apoiem o tratamento dos riscos.
CAPÍTULO III
DOS CONTROLES INTERNOS DA GESTÃO DE RISCOS
Art. 13. Os gestores e gestoras de todas as áreas de contratações do TRESP
deverão manter, monitorar e revisar os controles internos da gestão de riscos, tendo por
base a identificação, a avaliação e o gerenciamento de riscos que possam impactar a
consecução dos objetivos estabelecidos.
§ 1º Os controles internos da gestão de riscos se constituem na primeira linha
e serão operados por todos os agentes públicos responsáveis pela condução de atividades
e tarefas no âmbito dos macroprocessos finalísticos e de apoio da área de contratações.
§ 2º A definição e a operacionalização dos controles internos devem levarem
conta os riscos que se pretendem mitigar, tendo em vista o alcance dos objetivos
específicos ou o seu impacto sobre os objetivos organizacionais.
Art. 14. Os controles internos da gestão devem integrar as atividades, planos,
ações, políticas, sistemas, recursos e esforços de todas as áreas que atuam com
contratações públicas no âmbito do TRE-SP, devendo ser projetados para fornecer
segurança razoável de que a organização atingirá seus objetivos e missão.
Parágrafo único. Em conformidade com as boas práticas de governança e
gestão de aquisições da Administração Pública Federal propostas pelo Tribunal de Contas
da União (TCU), a Secretaria de Administração de Material adotará, nos processos de
licitação, a utilização de "listas de verificação - checklists", a fim de registrar a
conformidade de cada etapa do processo de contratação.
Art. 15. O TRE-SP manterá uma segunda linha com fins de supervisionar e
monitorar os controles internos atuando sobre a governança, a gestão, os riscos, a
integridade e o compliance em todas as fases do processo de contratações.
CAPÍTULO IV
DA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E GESTÃO DE RISCOS DAS CONTRATAÇÕES
Art. 16. A Alta Administração do TRE-SP é responsável pela governança das
contratações e a gestão de riscos das contratações organiza-se de acordo com o modelo de
três linhas composto por:
I - primeira linha: gestores e gestoras de riscos;
II - segunda linha: o Comitê de Governança e Gestão das Contratações (CGGC),
órgão interno de governança responsável por coordenar, direcionar, monitorar e avaliar as
ações e deliberações relativas à governança e gestão das contratações do TRESP; o Comitê
Executivo das Contratações (CEC), órgão de apoio interno à governança responsável por
executar as diretrizes da governança das contratações e a Secretaria de Administração de
Material (SAM); e
III - terceira linha: Secretaria de Auditoria Interna (SAI).
Parágrafo único. A governança e gestão de riscos das contratações do TRE-SP
também é controlada externamente pelo Congresso Nacional, Conselho Nacional de Justiça
e Tribunal de Contas da União.
Art. 17. Compete à Presidência do Tribunal, órgão máximo de governança da
gestão de riscos das contratações, submeter ao Pleno eventuais revisões da Política de
Gestão de Riscos das Aquisições, Contratações e Logística.
Art. 18. Compete aos gestores e gestoras de riscos das contratações:
I - gerir os riscos sob sua responsabilidade, nos termos desta Resolução;
II - instituir, implementar e manter os controles internos adequados e eficientes
no gerenciamento de riscos das contratações;
III
-
estruturar e
monitorar
o
plano
de
gestão de
riscos
sob
sua
responsabilidade;
IV - reportar à instância superior os riscos que extrapolem sua competência e
os casos em que aquisições ou contratações estratégicas puderem ultrapassar o apetite e
a tolerância institucional a riscos;
V - prover o suporte ao Comitê de Governança e Gestão de Contratações e aos
gestores das unidades administrativas nas etapas de avaliação dos Planos de Gestão de
Riscos.
Parágrafo único. Considera-se gestor ou gestora de riscos nos respectivos
âmbitos de atuação:
I - o Presidente ou a Presidente;
II - o Corregedor ou Corregedora;
III - os Juízes Eleitorais e as Juízas Eleitorais;
IV - o Diretor-Geral ou Diretora-Geral;
V - os Assessores-Chefes e as Assessoras-Chefes;
VI - os Secretários e as Secretárias;
VII - os Coordenadores e as Coordenadoras;
VIII - os Chefes de Seção e as Chefes de Seção; e
IX - os Chefes de Cartório e as Chefes de Cartório.
Art. 19. Compete ao Comitê de Governança e Gestão de Contratações (CGGC)
como comitê gestor de riscos de segunda linha:
I - monitorar e intervir, quando necessário, na primeira linha para modificação
dos controles internos estabelecidos no gerenciamento de riscos da contratações;
II - encaminhar análises, manifestações e proposições à Alta Administração
sobre a política e o plano da gestão de riscos das contratações, bem como sobre o plano
de tratamento de riscos do Processo de Aquisições, Contratações e Logística;
III - deliberar sobre tolerância aos riscos para propor à Presidência tratamento
de risco diferenciado a determinada contratação estratégica quando verificado que o risco
possa ultrapassar o apetite e a tolerância institucional a riscos;
IV - revisar a Política de Gestão de Riscos das Aquisições, Contratações e
Logística e submetê-la à Presidência; e
V - definir os processos de aquisições e contratações específicos que devam ser
monitorados por conta de sua importância estratégica para o TRE-SP.
Art. 20. Compete à área de governança da Secretaria de Administração de
Material (SAM) em sua atuação na segunda linha:
I - coordenar a elaboração e a revisão da metodologia de gestão de riscos das
contratações;
II - monitorar os riscos que impactam o alcance dos objetivos estratégicos das
contratações;
III - propor ao Comitê de Governança e Gestão de Contratações (CGGC) limites
de exposição a riscos estratégicos da área de contratações;
IV - promover a gestão de riscos do Processo de Aquisições, Contratações e
Logística, bem como nos processos de aquisições e contratações específicos;
V - consolidar informações e apoiar os gestores e gestoras de riscos no
desempenho de suas competências;
VI - realizar interlocução com a área responsável pela Política de Gestão de
Riscos Corporativos do TRE-SP;
VII - encaminhar ao CGGC proposta de tratamento de risco diferenciado a
determinada contratação estratégica quando verificado que o risco possa ultrapassar o
apetite e a tolerância institucional a riscos; e
VIII - promover a capacitação dos agentes públicos que atuam na área de
contratações sobre o tema.
Art. 21. Compete ao Comitê de Executivo das Contratações (CEC), colegiado
responsável por executar as diretrizes de governança das contratações monitorar a
execução e encaminhar avaliações, manifestações e proposições ao CGGC sobre a Política
de Gestão de Riscos das Aquisições, Contratações e Logística do TRE-SP.
Art. 22. Compete à Secretaria de Auditoria Interna (SAI), como terceira linha na
gestão de riscos das contratações:
I - prestar consultoria em relação às melhores práticas de controles internos de
gestão e gerenciamento de riscos; e
II - auditar, inspecionar, fiscalizar e avaliar a gestão de riscos das contratações
de forma a agregar valor, melhorar as operações e auxiliar a Administração no alcance de
seus objetivos.
Art. 23. Compete à Assessoria Jurídica (ASSJUR) contribuir para a gestão de
riscos mediante o controle prévio de legalidade das contratações, observadas as
disposições da Lei n.º 14.133/2021.
CAPÍTULO V
ESTRUTURA DO PROCESSO DE AQUISIÇÕES, CONTRATAÇÕES E LOGÍSTICA
Art. 24. São fases do Processo de Aquisições, Contratações e Logística:
I - planejamento da contratação;
II - seleção de fornecedores;
III - gestão e fiscalização contratual.
Parágrafo único. O nível de detalhamento de informações necessárias para
instruir cada fase da contratação deverá considerar a análise de risco do objeto
contratado.
Art. 25. São etapas da fase de planejamento da contratação:
I - aprovação da demanda no Plano de Contratações Anual (PCA);
II - elaboração do Documento de Oficialização de Demanda (DOD)/ Documento
de Formalização da Demanda (DFD);
III - análise de mercado/elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP);
IV - elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência (TR);
V - pesquisa de preços;
VI - enquadramento da despesa;
VII - elaboração das minutas (edital, contrato e ata de registro de preços);
VIII - instrução processual;
IX - verificação de disponibilidade orçamentária e classificação de despesa;
X - análise jurídica;
XI - autorização da licitação; e
XII - publicação do edital.
§ 1º Em atendimento ao art. 72, inciso I, da Lei n.º 14.133/2021, o processo de
contratação direta, que compreende os casos de inexigibilidade e de dispensa de licitação,
deverá ser instruído com o documento de formalização de demanda e, se for o caso,
estudo técnico preliminar, análise de riscos, termo de referência e projeto básico ou
projeto executivo, além de cumprir as demais etapas do planejamento da contratação no
que couber.
§ 2º Nos casos de adoção da versão simplificada do Estudo Técnico Preliminar
(ETP), a análise de riscos também poderá ser elaborada de maneira simplificada, seguindo
modelo de gerenciamento de riscos a ser publicado na intranet do TRE-SP pela área de
Governança da Secretaria de Administração de Material.
§ 3º O ETP simplificado poderá ser adotado nos casos de aquisições e
contratações repetitivas de bens catalogados e/ou padronizados pela Administração ou nos
casos de aquisições e contratações cuja dimensão econômica seja considerada nos planos
anuais de contratação de pequena monta, compreendidas as inferiores aos limites de
contratação direta por dispensa de licitação.
Art. 26. São etapas da fase de seleção do fornecedor:
I - designação do agente de contratação/Pregoeiro;
II - publicação do aviso de licitação/comunicação do gestor quanto à data de
abertura do certame;
III - resposta aos questionamentos e impugnações, quando houver;
IV - abertura e condução do procedimento licitatório;
V - análise da proposta de preços e dos documentos de habilitação;
VI - respostas a recurso, quando houver; VII - adjudicação;
VIII - homologação;
IX - publicação do resultado da licitação;
X - registros finais; e
XI - respostas às judicializações ou representações, quando houver.
Art. 27. São etapas da fase de gestão e fiscalização contratual:
I - empenho da despesa;
II - assinatura do contrato;
III - publicação do contrato;
IV - designação da equipe de gestão e fiscalização do contrato;
V - recolhimento da garantia, quando houver;
VI - elaboração do Plano de Fiscalização Contratual, quando houver;
VII - reunião inicial;
VIII - abertura da ordem de serviço;
IX - execução contratual (prorrogação, reajuste/repactuação/revisão, aplicação
de sanção);
X - recebimento provisório e definitivo;
XI - pagamento; e
XII - encerramento do contrato.
§ 1º Os contratos poderão identificar os riscos contratuais previstos e
presumíveis e prever matriz de alocação de riscos entre contratante e contratado,
mediante indicação daqueles a serem assumidos pelo setor público ou privado ou daqueles
a serem compartilhados, nos termos do art. 103 da Lei n.º 14.133/2021;
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