DOU 26/10/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 204, quinta-feira, 26 de outubro de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
CAPÍTULO V
GESTÃO DO CONHECIMENTO APLICADO A CUSTOS DE CICLO DE VIDA
5.1 Qualificação de pessoal envolvido na gestão de Custos de Ciclo De Vida
5.1.1 A qualificação técnica do pessoal envolvido com a gestão de CCV dependerá da função e da atividade a ser realizada. Por isso, é necessário realizar uma avaliação prévia das
competências necessárias para cada cargo e função.
5.1.2 A capacitação nas áreas de conhecimento de interesse de CCV, descritas no subitem 3.3.3.1, poderá ser desenvolvida por meio de:
a) elaboração de Manuais ou procedimentos;
b) detalhamento de atividades, por fase, para cada área de conhecimento de interesse;
c) fóruns de discussão, seminários e treinamentos;
d) criação e formalização de rede de especialistas, temporárias ou permanentes, nas áreas de conhecimento de interesse para compartilhamento de Lições Aprendidas (Lç Aprd); e
e) designação de entidades responsáveis pela captura, armazenamento e disseminação de LA relacionadas às diversas atividades de GCVSD.
5.1.3 É de suma importância que o pessoal envolvido em CCV possua conhecimento na área de gestão de custos e gestão do orçamento público, bem como conhecimento sobre GCVSD.
5.1.4 Recomenda-se que a qualificação seja suficiente para que os gestores possam ser capazes de definir os passos e metodologias de cálculo de CCV de cada SD e demais atividades
descritas nos Capítulos III e IV deste Manual.
5.1.5 Poderão ser utilizadas informações dos diversos setores envolvidos ao longo do CV de cada SD, incluindo, quando necessário, dados de empresas em cada fase do projeto.
5.2 Responsabilidade do pessoal envolvido na gestão do Custos de Ciclo De Vida
5.2.1 Sugere-se que cada FS possua uma Organização Militar Orientadora Técnica (OMOT) responsável por criar e, posteriormente, gerenciar os dados relativos aos requisitos
necessários à capacitação do pessoal envolvido nas atividades de CCV. É recomendado que a OMOT proporcione aos seus integrantes o desenvolvimento das habilidades e competências
necessárias para planejar e executar adequadamente suas atividades.
5.2.2 De maneira geral, compete aos gestores de CCV:
a) conhecer as normas que regem a gestão de CCV, no âmbito do Ministério da Defesa e da sua respectiva FS;
b) definir os passos e metodologias de cálculo de CCV de cada SD;
c) elaborar a estrutura da estimativa;
d) obter dados de custos;
e) realizar estimativas de CCV;
f) realizar análises de sensibilidade;
g) elaborar análises de riscos;
h) cumprir as demais atividades descritas nos Capítulos III e IV deste Manual; e
i) garantir os recursos necessários para o trabalho e o treinamento da equipe.
5.2.3 A fase de Planejamento do projeto tem maior relevância no delineamento de custos, em comparação às fases posteriores. É recomendado que o pessoal envolvido possua
experiência no assunto e que o trabalho seja revisado e reavaliado repetidas vezes, a fim de se evitar estimativas irreais que impactem negativamente nas fases posteriores.
5.3 Metodologia para a capacitação do pessoal envolvido na gestão do CCV
5.3.1 No intuito de se garantir a competência do pessoal envolvido na gestão de CCV, costuma-se atribuir preferência para a escolha de militares e civis com formação técnica e nível
de experiência adequados, além da realização de treinamentos e capacitação para o desenvolvimento e aprofundamento de competências.
5.3.2 Recomenda-se que o gestor realize o mapeamento dos conhecimentos críticos para que os esforços de capacitação sejam concentrados em pontos de maior vulnerabilidade,
identificando-se a discrepância entre as competências que são necessárias à instituição e aquelas que já existem internamente. Em relação à gestão de CCV, costuma-se levar em consideração as
estratégias e metas da organização, assim como as competências individuais e pessoais necessárias à consecução dos objetivos organizacionais.
5.3.3 As seguintes técnicas podem ser utilizadas para a capacitação e o treinamento do pessoal envolvido com CCV:
a) Benchmarking - Identificar as boas práticas adotadas por outras instituições.
b) Workshop - Realizar eventos para divulgação de informações, de modo que os participantes possam focar no que precisam aprender ou desenvolver, proporcionando oportunidades
para o foco nas melhores práticas; e
c) Cursos ou Adestramentos - desenvolvimento de cursos e adestramentos sobre CCV para a disseminação do conhecimento no âmbito do Ministério da Defesa ou das FS.
5.4 Lições Aprendidas
5.4.1 Um problema comum na gestão do conhecimento ocorre na saída ou troca de profissionais em projetos de Organizações Militares. A utilização sistemática de Lç Aprd, na análise
de CCV, é uma boa prática de evitar perdas e, por outro lado, acelerar o desenvolvimento de competências organizacionais, reduzir custos e melhorar continuamente os processos e produtos.
5.4.2 As Lç Aprd traduzem um desvio entre o resultado esperado e o fato ocorrido. Desvios são esperados na execução de qualquer projeto. Muitas vezes, estes desvios podem ter
origem num fato negativo, quando a ação ou decisão trouxe prejuízo ao andamento normal do processo. Nestes casos, não é recomendável a interpretação da Lç Aprd pela organização como um
erro, no intuito de evitar que os gestores se sintam desestimulados em relatar o ocorrido, impactando negativamente no aprendizado da organização.
5.4.3 O procedimento recomendado é um modelo do tipo After Action Review, em que se busca responder as seguintes questões:
a) O que era esperado;
b) O que aconteceu;
c) Por que aconteceu; e
d) O que deve ser feito da próxima vez.
5.5 Gestão do Conhecimento (Ges Con) e da Informação aplicados ao CCV
5.5.1 A Ges Con busca o incremento da capacidade da equipe de gestão de CCV em identificar, criar, armazenar, compartilhar e aplicar o conhecimento. No longo prazo, se reflete no
aumento da eficiência da organização.
5.5.2 Recomenda-se que os setores envolvidos com CCV compartilhem as informações de interesse, tendo cuidado especial com o grau de sigilo. Os participantes podem desenvolver
interfaces eficazes e diálogos considerando os diferentes pontos de vista, garantindo a pertinência e confiabilidade das informações compartilhadas.
5.5.3 O conhecimento é um ativo organizacional intangível que precisa ser gerenciado como qualquer outro ativo. Ele precisa ser desenvolvido, consolidado, retido, compartilhado,
adaptado e aplicado para um processo decisório eficaz, resolvendo problemas com base na experiência gerada em cálculos anteriores do CCV e considerações sobre os custos de futuras
tecnologias.
5.5.4 De modo geral, a Gestão do Conhecimento e da Informação necessita de quatro viabilizadores:
a) Liderança - reforça a visão estratégica de Ges Con, estrutura a governança, viabiliza as iniciativas de GC e mantém continuidade dos processos entre as diferentes gestões;
b) Tecnologia - ferramentas de informação para criação, compartilhamento e aplicação da informação;
c) Recursos Humanos - investimento em programas de educação e capacitação, bem como no desenvolvimento da carreira; e
d) Processos - sistemáticos e modelados de maneira efetiva para contribuir com o aumento da eficiência organizacional.
5.5.5 São consideradas boas práticas na Ges Con aplicado ao CCV:
a) o estabelecimento e manutenção de um processo para identificar necessidades de treinamento e alcançar a competência de todo o pessoal que realiza atividades que afetam a
gestão de CCV por meio de atividades de capacitação;
b) a utilização de Lç Aprd na análise de CCV;