DOU 08/11/2023 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 212, quarta-feira, 8 de novembro de 2023
ISSN 1677-7042
Seção 1
Art. 50. É vedada a captura de documentos externos protegidos por senha.
Art. 51. Documentos arquivísticos digitalizados ou em outros formatos de
mídia, como vídeos e áudios, que ultrapassarem o tamanho estabelecido de 200 MB e
que não sejam passíveis de redução ou divisão do arquivo devem ser mantidos em mídia
digital na unidade de arquivo do órgão, identificados com o número do processo
eletrônico SEI.
Art. 52. A documentação administrativa de origem externa dirigida aos
Conselhos de Contabilidade será recebida e distribuída, por meio do SEI, pelo Setor de
Protocolo ou por unidade equivalente nos Conselhos Regionais de Contabilidade.
Art. 53. O Setor de Protocolo ou a unidade equivalente nos Conselhos
Regionais de Contabilidade poderá abrir processo no SEI para distribuição de documentos
para outras áreas ou incluí-los diretamente nos processos em tramitação.
Art. 54. A área destinatária do processo deverá analisar as informações dos
documentos, devendo retificar a autuação do processo para adequação e continuidade do
trâmite, ou mover um ou mais documentos para outro processo, certificando o
procedimento e dando a destinação adequada ao processo com documentos movidos.
Art. 55. Os documentos externos recebidos em suporte não digital pela
unidade organizacional
de protocolo e que
não possuam referência
expressa a
determinado número de processo SEI, ou cujo vínculo com este não seja identificado,
serão autuados como novo processo eletrônico.
Parágrafo único. Caso a unidade organizacional destinatária do processo SEI
identifique a existência de autos relacionados aos documentos externos incorporados na
forma do caput deste artigo, cabe à unidade organizacional destinatária do processo SEI,
após provocação do gestor da unidade destinatária, transferir tais documentos para o
processo apropriado por meio da funcionalidade do SEI denominada "anexar processo" e
concluir o processo SEI autuado pela unidade de protocolo.
Art. 56. Os documentos de procedência externa recebidos pela unidade de
protocolo ou pela unidade organizacional equivalente em suporte não digital, com
indicação de informação sigilosa, devem ser encaminhados à unidade organizacional
destinatária com garantia de sigilo.
Parágrafo único. Os documentos recebidos por meio não digital, com indicação
de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos
serão encaminhados diretamente à unidade organizacional competente, sem violação do
envelope.
Art. 57. Os documentos digitais encaminhados por usuários externos por e-
mail, pelo SEI ou por outro meio permitido terão valor probante dos originais.
Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados,
encaminhados por correspondência eletrônica, serão de responsabilidade do interessado,
que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais
fraudes.
Art. 58. O SEI não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para
documentos digitais e processos que tiveram seu trâmite não digital concluído.
Art. 59. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser
gravados em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível,
mantendo-se sua inteligibilidade e integridade.
Art. 60. As mensagens de correio eletrônico a serem enviadas e que devam
necessariamente compor o processo eletrônico do SEI devem ser geradas por meio da
funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI.
§ 1º A funcionalidade "Correspondência Eletrônica" do SEI não deverá ser
utilizada em substituição ao Outlook, mas somente para os e-mails que deverão ser
autuados e compor a árvore do processo.
§ 2º Não deverão ser autuados nos processos eletrônicos os e-mails que:
I - não forem considerados documento arquivístico;
II - as mensagens cujo conteúdo são de caráter pessoal e não têm relação com
as atividades do Conselho de Contabilidade; e
III - não forem produzidos integralmente em ambiente digital.
§ 3º Os e-mails recebidos de órgãos, entidades, empresas e fornecedores
serão autuados, se necessário ao processo, como documentos externos.
Seção I
Da Criação de Tipos de Modelos, Formulários, Documentos e Processos no SEI
Art. 61. O tipo de processo corresponde à matéria que será tratada, conforme
os assuntos e as atividades desempenhadas pelos Conselhos de Contabilidade.
Art.
62. O
tipo de
documento
corresponde ao
documento que
será
selecionado para o registro da informação conforme sua característica, a natureza de seu
conteúdo ou a técnica do registro da informação.
Parágrafo único. Para cada tipo de processo e tipo de documento deverá ser
vinculada automaticamente a classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de
Classificação dos Documentos da Área Meio ou da Área Fim, adotado pelo Sistema
C FC / C R C s .
Art. 63. Os tipos de processos, modelos, formulários e de documentos internos
disponíveis para inserção em um processo serão definidos pela Setor de Gestão
Documental do CFC, com apoio do Comitê Gestor de Implantação do SEI, e configurados
automaticamente no SEI.
Art. 64. Para solicitar a disponibilização ou a adequação de tipos de processos,
modelos, formulários e de documentos no ambiente do SEI, as unidades devem gerar
processo SEI próprio do tipo "Gestão da Informação: Solicitação de criação, alteração e
exclusão de tipos de docs. e procs. no SEI" e encaminhá-lo para análise do gestor negocial
do SEI, juntamente com os modelos atualizados que se queira adicionar ou substituir.
Parágrafo único. Também poderá ser utilizada a ferramenta de "Help-Desk"
(chamado@cfc.org.br) ou outro sistema informatizado equivalente para a abertura, o
acompanhamento, a conclusão e a avaliação de chamados do SEI disponibilizado pelo
Conselho Federal de Contabilidade.
Art. 65. A criação de novos tipos de processos, modelos, formulários e
documentos está condicionada à análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a
criação de vários tipos de processos, modelos, formulários e documentos para o mesmo
objetivo.
Seção II
Da Gestão Documental e Classificação Arquivística
Art. 66. Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber,
a legislação vigente e as diretrizes e determinações do Conselho Nacional de Arquivos,
considerando-se também os estudos e as discussões para aprimoramento do sistema em
âmbito nacional.
Art. 67. Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação,
todos os processos do SEI serão classificados com base:
I - no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio; e
II - na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional: Anexo da Portaria
Arquivo Nacional nº 93, de 4 de novembro de 2022.
Art. 68. Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá
classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade.
Art. 69. Após a classificação do processo, todos os documentos básicos que o
compõem receberão a mesma classificação.
Art. 70. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus
prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
Art. 71. Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento
de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das
informações, devendo a unidade de tecnologia da informação do Conselho de
Contabilidade prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq) que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos
digitais confiáveis para o arquivamento e a manutenção de documentos arquivísticos
digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.
Art. 72. A eliminação de documentos de processos eletrônicos e não digitais
deverá ocorrer em conformidade com a legislação arquivística e os procedimentos
arquivísticos vigentes.
Art. 73. A solicitação de empréstimo de documentos não digitais arquivados no Setor
de Gestão Documental (Seged) ou unidade equivalente é feita por meio de funcionalidade do SEI.
Seção III
Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos
Art. 74. Os usuários devem preencher corretamente os dados de cadastro do
processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação
das informações.
Art. 75. Podem ser excluídos, conforme regras próprias do SEI:
I - documento sem assinatura;
II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras
unidades organizacionais e o respectivo processo não tenha sido concluído na unidade
organizacional ou enviado para outra unidade organizacional; e
III - processo que não possua documentos e que não tenha sido enviado para
outra unidade organizacional.
Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore
de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico
sequencial será inutilizado.
Art. 76. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o
documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do
processo.
Art. 77. Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do
processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou
outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.
Art. 78. O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e
o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.
Parágrafo único. É vedado cancelar documento gerado ou incorporado por
outras unidades organizacionais.
Art. 79. O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na
árvore de documentos do processo.
Parágrafo único. Os documentos excluídos deixam de ser exibidos na árvore
de documentos do processo e não poderão ser recuperados, e o código numérico
sequencial será inutilizado.
Art. 80. Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos,
que não tenham mais validade ou estejam desatualizados devem ser complementados ou
tornados sem efeito por meio de novo documento, com referência explícita ao número
único do documento correspondente.
Seção IV
Da Juntada de Processos SEI
Art. 81. As juntadas de processos SEI por anexação e relacionamento ocorrem
de forma autônoma, sem vinculação entre elas.
Subseção I
Da Anexação
Art. 82. A anexação ocorre quando há necessidade de unificação permanente
de processos com mesmo interessado e assunto, para que sejam analisados e decididos
de forma conjunta.
§ 1º Uma vez anexado ao processo principal, o processo anexo perderá a sua
autonomia.
§ 2º O processo SEI secundário que for anexado terá a movimentação
bloqueada e será acompanhado via andamento do principal.
§ 3º Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de dois ou mais processos
SEI que tratem de objeto idêntico, deve ser realizada a anexação deles.
Art. 83. A anexação de processos SEI pode ser feita por qualquer unidade em
que os processos tramitem, desde que o processo secundário não esteja aberto em
outras unidades organizacionais.
Art. 84. O ato de desfazer a anexação será efetuado pelo gestor negocial do
SEI, mediante despacho de solicitação no processo principal à área gestora negocial.
Subseção II
Do Relacionamento
Art. 85. O relacionamento de processos SEI é efetuado quando há necessidade
de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
Parágrafo único. O relacionamento não interfere na autonomia dos processos
e deverá ser removido quando cessar o motivo da associação.
Art. 86. O relacionamento de processos SEI pode ser efetuado por qualquer
unidade organizacional que atue em um deles.
Seção V
Dos Procedimentos de Conversão de Processos em Papel para Eletrônico
Art. 87. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI:
I - processos legados - processos não digitais arquivados, cuja análise e
instrução foram concluída ou encerrada;
II - processos para mera consulta;
III - processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo
cidadão;
IV - documentos que não se caracterizem como arquivísticos;
V - correspondências pessoais; e
VI - jornais, revistas, livros, panfletos promocionais, folders, propagandas e
demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico, exceto nos casos
em que tais documentos venham a se tornar peças processuais.
Art. 88. O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento não
digital para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa
jurídica de direito público ou privada deverá:
I - ser
assinado digitalmente com certificação digital
no padrão da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da
digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto nº
10.278, de 2020; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto nº
10.278, de 2020.
Art. 89. A área de Gestão Documental pode, caso necessário, providenciar a
digitalização e a inclusão no SEI de processos físicos que estejam sob sua guarda, a fim
de facilitar a pesquisa, o acesso às unidades organizacionais interessadas e a preservação
de documentos de guarda permanente.
Art. 90. Os documentos de guarda permanente e/ou históricos não poderão
ser eliminados após a digitalização.
Parágrafo único. A versão original dos documentos arquivísticos não digitais
digitalizados sem valor histórico e que estiverem em desacordo com o Decreto nº 10.278,
de 2020, deverão ser classificados, preservados e cumprir, no mínimo, os prazos de
guarda estabelecidos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de
Documentos adotados pelos órgãos do Sistema CFC/CRCs.
Seção VI
Da Conclusão do Processo SEI
Art. 91. Os processos devem ser concluídos quando da finalização da análise
ou da adoção das ações necessárias pela unidade organizacional mediante justificativa em
despacho.
Art. 92. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão
nas demais unidades organizacionais nas quais esteja aberto.
Seção VII
Do Encerramento e Arquivamento de Processo SEI
Art. 93. O processo será encerrado quando não existirem mais ações a serem
realizadas, tendo sido cessada sua finalidade.
Art. 94. O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela
matéria tratada no processo indicará o fim da análise do mérito, determinando o
encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Arquivamento de
Processo (TAP).
Art. 95. O arquivamento de processo SEI deve ser efetuado pela unidade
organizacional que o originou, à qual compete lavrar o TAP.
§ 1º A unidade que receber o último andamento deve encaminhar o processo
SEI à unidade organizacional de origem, sem concluí-lo.
§ 2º Depois de lavrado o TAP, a unidade de origem deve encaminhar o
processo SEI ao Repositório Digital Arquivístico Digital Confiável.

                            

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