DOU 02/05/2024 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 84, quinta-feira, 2 de maio de 2024
ISSN 1677-7042
Seção 1
Seção V
Do recebimento e da digitalização de documentos
Art. 14. Os documentos arquivísticos de origem externa ao Ministério da
Integração e
do Desenvolvimento
Regional - MIDR
deverão ser
recebidos por
peticionamento eletrônico, e excepcionalmente recebidos em suporte físico.
Art. 15. Após digitalizados os documentos recebidos em suporte físico
deverão ser imediatamente devolvidos ao interessado, com a observância de sua
integridade e organização.
§ 1º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que
forem originais ou cópias autenticadas em
cartório deverão ser devolvidos ao
interessado quando do envio de resposta juntamente com um ofício orientando a
utilizar o peticionamento eletrônico.
§ 2º Os documentos recebidos em suporte físico por correspondência que
sejam
cópias
autenticadas
administrativamente
ou
cópia
simples
podem
ser
descartados após a digitalização.
§ 3º Quando não possível a devolução do documento original ao remetente,
os
documentos em
suporte
físico deverão
ser direcionados
para
a Divisão
de
Documentação e Informação, para guarda e destinação final, na forma da tabela de
temporalidade e destinação de documentos.
Art.
16.
Os
documentos arquivísticos
digitalizados
serão
incluídos
no
processo eletrônico existente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, a que ele se
referir.
§ 1º Será aberto processo eletrônico novo para cadastro dos documentos
arquivísticos
digitalizados
quando
não
for
identificada
relação
com
processo
existente.
§ 2º Existindo processo anterior, mas a inserção imediata do documento
não for possível, deverá ser seguido o que estabelecem os §§ 1º e 2º do art. 3º desta
Instrução normativa.
Art. 17. Não deverão ser registrados no Sistema Eletrônico de Informações
- SEI, exceto se vierem a se tornar peças processuais:
I - envelopes de correspondências,
exceto quando necessário para
comprovar a data de postagem ou o endereço do remetente;
II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não
são caracterizados como documentos arquivísticos; e
III - correspondências particulares.
§ 1º A retirada de correspondências e objetos de que trata o inciso II no
protocolo será de responsabilidade de todas as unidades.
§ 2º É vedado o uso do serviço de protocolo do Ministério da Integração
e do
Desenvolvimento Regional
- MIDR
para o
recebimento ou
envio de
correspondências particulares.
Art. 18. A digitalização de documentos para inserção no Sistema Eletrônico
de Informações - SEI deverá garantir o máximo de fidelidade entre o representante
digital gerado e o documento original, levando em consideração que:
I - devem ser removidos clipes, grampos, post it e dobras de folhas;
II - deve ser utilizada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres
- OCR e fazer os ajustes de brilho e resolução necessários para a qualidade da
imagem;
III - os arquivos a serem gerados devem ter formato PDF ou PNG;
IV - documentos em papel de baixa qualidade devem ser digitalizados,
preferencialmente, em modo monocromático, resolução mínima de 300 dpi e com a
opção excluir brancos ativada;
Art. 19. Processo composto por mais de um volume e documento avulso
com mais de duzentas folhas poderão ser divididos em mais de um arquivo eletrônico
no momento da digitalização, recomendando-se que cada arquivo não ultrapasse 40
megabytes, com o objetivo de agilizar a visualização no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI.
§1º Excepcionalmente, para arquivos que não possam ser divididos na forma
do caput, o limite para inserção no SEI é de 300 megabytes.
§2º Os arquivos digitalizados resultantes de processos em papel deverão ter
sua estrutura original sequencial mantida, sendo que o número do volume e o
intervalo de folhas devem constar no campo ''Número/Nome na Árvore'', tal como
''vol. 1 fls. 001 a 100''.
Art. 20. Na primeira folha do documento físico objeto de digitalização
deverão ser anotados a lápis, no canto superior direito, o número do Sistema
Eletrônico de Informações - SEI atribuído ao documento gerado, seu código de
classificação por assunto e o Número Único de Protocolo do respectivo processo, a fim
de facilitar a recuperação após o arquivamento.
Art. 21. A inserção de documentos digitalizados no Sistema Eletrônico de
Informações - SEI deverá ser acompanhada da conferência da integridade do
documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado
documento
original,
cópia
autenticada
em
cartório,
cópia
autenticada
administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes
da digitalização de originais serão
considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização
de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de
cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º Para o registro da conferência o servidor público efetivo deve inserir
o documento digitalizado como do tipo Externo e formato "Digitalizado nesta Unidade",
assinalando a informação do "Tipo de Conferência" realizado, dentre as seguintes
opções disponibilizadas pelo sistema:
I - Cópia Autenticada Administrativamente: quando o documento que foi
digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público
efetivo;
II
-
Cópia Autenticada
por
Cartório:
quando
o documento
que
foi
digitalizado for uma cópia autenticada em cartório;
III - Cópia Simples: quando o documento que foi digitalizado for uma cópia
simples, sem qualquer forma de autenticação; e
IV - Documento Original: quando o documento que foi digitalizado for o
original.
Seção VI
Da movimentação e do acompanhamento de processos
Art. 22. Os registros de entrada e saída de processos no âmbito das
unidades administrativas deverão ser realizados por meio do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, observando-se a estrutura regimental do Ministério da Integração e
do Desenvolvimento Regional - MIDR.
§1º A tramitação de processos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI
deverá ser realizada exclusivamente por meio da função ''Enviar Processo'', não sendo
permitido o uso de recursos substitutivos como o envio de documento por correio
eletrônico.
Art. 23. Em
caso de erro na tramitação
do processo administrativo
eletrônico, a unidade de destino deverá promover imediatamente:
I - o seu adequado direcionamento; ou
II - a sua devolução ao remetente.
Art. 24. Poderão ser criadas no Sistema Eletrônico de Informações - SEI,
unidades de
fluxo de
trabalho para
recebimento e
trâmite, correspondentes
a
atividades que gerem demandas expressivas de movimentação de processos, as quais
devem ser vinculadas a uma unidade administrativa formal.
§ 1º As unidades referidas no caput receberão o Número Único de
Protocolo da unidade administrativa formal à qual são vinculadas.
§ 2º A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar
solicitação fundamentada de criação de unidade de fluxo de trabalho à Divisão de
Documentação e Informação, por meio de formulário de criação de unidade disponível
no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 25. A manutenção do processo aberto em mais de uma unidade
somente deverá ocorrer em caso de trabalho colaborativo para manifestação
simultânea em expedientes administrativos autônomos entre si, caso em que a
tramitação do processo será dispensável.
Parágrafo único. Para
acompanhar as atualizações do
andamento do
processo,
deverá
ser
utilizada
preferencialmente
a
função
''Acompanhamento
Especial''.
Art. 26. A expedição de processos e documentos para órgãos externos ao
Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional - MIDR será feita pela Divisão
de Documentação e Informação, por meio do módulo Tramita.GOV.BR (barramento) ou,
alternativamente, da disponibilização de acesso externo, quando o órgão destinatário
não fizer uso da solução.
§ 1º Em caso de impossibilidade da adoção de um dos procedimentos
previstos no caput, a expedição deverá ser realizada em suporte físico, cabendo à
unidade solicitante realizar a impressão e demais procedimentos, observando o
disposto na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015.
§ 2º O pedido de expedição deverá ser realizado por meio de despacho no
processo, endereçado à unidade de protocolo.
§ 3º O serviço de protocolo não realizará modificações nos arquivos a
serem expedidos.
§ 4º Identificada inconsistência nos procedimentos descritos no § 3º, a
unidade de protocolo deverá devolver o processo ao solicitante para correção.
§ 5º A unidade de protocolo deverá inserir, na árvore do processo
administrativo eletrônico correspondente o comprovante de entrega e recebimento de
cada documento expedido.
Seção VII
Do encerramento do processo administrativo eletrônico e do arquivamento
de documentos físicos
Art. 27. O encerramento do processo no Sistema Eletrônico de Informações
- SEI ocorrerá nas seguintes situações:
I - por deferimento ou indeferimento do pleito;
II - pela expressa desistência ou renúncia do interessado;
III - por decisão motivada de autoridade competente;
IV - quando exaurida sua finalidade;
V - quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado
por fato superveniente; ou
VI - em casos previstos em lei ou normas vigentes.
§ 1º Até que seja disponibilizada funcionalidade de arquivamento no
Sistema Eletrônico de Informações - SEI pelos órgãos competentes, o processo deverá
ser concluído na unidade após o cumprimento da ação administrativa pertinente.
§ 2º Caso o processo não seja concluído, o tempo em que permanecer
aberto desnecessariamente na unidade será computado como efetivo andamento para
fins de estatística no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Art. 28. A reabertura de processo administrativo eletrônico, por expressa
anuência da autoridade competente, será realizada quando houver necessidade de
retomar ou dar continuidade à ação administrativa.
Art. 29. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram os
prazos de guarda definidos nas tabelas
de temporalidade de documentos de
arquivo.
§ 1º A contagem de temporalidade do processo inicia-se quando todas as
unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão no Sistema
Eletrônico de Informações - SEI.
§ 2º A eliminação de processos eletrônicos deverá ser realizada pela Divisão
de Documentação e Informação do Ministério da Integração e do Desenvolvimento
Regional - MIDR e executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação
arquivística.
§ 3º Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber
tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade
das informações.
§ 4º As estratégias para preservação de que trata o § 3º serão definidas por
meio da política de preservação digital do Ministério da Integração e do
Desenvolvimento Regional - MIDR, que deverá ser elaborada por um grupo de trabalho
multidisciplinar coordenado por um arquivista, de acordo com as orientações do
Arquivo Nacional.
Seção VIII
Da exclusão e do cancelamento de documentos e processos
Art. 30. Poderão ser excluídos do Sistema Eletrônico de Informações - SEI:
I - documentos sem assinatura;
II - documentos assinados, desde que não tenha sido visualizado por outras
unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão
na unidade; e
III - processos, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não
possua documentos.
Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser
exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados.
Art. 31. Documentos já assinados e visualizados por outra unidade poderão
ser cancelados, justificadamente, nos seguintes casos:
I - documentos que não façam parte do objeto do processo, inseridos
indevidamente;
II - que contenham informações que necessitem serem classificadas em grau
de sigilo; ou
III - que contenha erro de digitalização, desde que o novo arquivo possua
o mesmo nome na árvore do processo.
§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado nulo, tendo em
vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.
§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de
fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de
outras unidades.
§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de
documentos do processo, porém se tornará inacessível.
Art. 32. É vedado excluir ou cancelar documento assinado por usuário de
outra unidade administrativa.
Seção IX
Do sobrestamento, da anexação e do relacionamento de processos
Art. 33. O processo poderá ser sobrestado, com a finalidade de interromper
temporariamente sua contagem de tempo, nos casos previstos no art. 313 da Lei
13.105, de 16 de março de 2015 ou em legislação específica da Pasta.
Parágrafo único. O sobrestamento deverá ser removido quando não mais
subsistir o motivo que o justificou ou quando for determinada a retomada da regular
tramitação.
Art. 34. Processos mais novos poderão ser anexados em processo mais
antigo, de maneira permanente, não sendo mais possível realizar nele nenhuma ação
isolada no processo anexado.
Art. 35. O relacionamento de processos será realizado quando houver a
necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a
busca e complementar informações.
Seção X
Dos controles de prazo
Art. 36. Para contagem e controle de prazos no SEI, a data de início será
a
data de
recebimento
da
comunicação no
Ministério
da
Integração e
do
Desenvolvimento
Regional,
excluído
o
dia do
recebimento
e
incluído
o
do
vencimento.
Art. 37. Quando o documento for recebido por meio de petição eletrônica,
serão considerados tempestivos os efetivados até às vinte e três horas e cinquenta e
nove minutos do dia que foi protocolado, considerando o horário oficial de Brasília.
§ 1º Considera-se realizado o
envio ou recebimento eletrônico de
documentos
no
dia
e
na
hora do
respectivo
registro
eletrônico
constante
do
comprovante de protocolo, considerando o horário oficial de Brasília.
§ 2º O prazo será considerado prorrogado até o primeiro dia útil seguinte,
quando seu vencimento se der em dia em que não haja expediente ou este for
encerrado antes do horário normal.