DOU 30/10/2025 - Diário Oficial da União - Brasil
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Nº 207, quinta-feira, 30 de outubro de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
III - seguir as orientações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e do Arquivo Nacional;
IV - capacitar a comunidade universitária sobre as atividades de gestão,
preservação e acesso a documentos arquivísticos;
V - realizar parcerias com outras instituições para desenvolver projetos na
área arquivística;
VI - apoiar o ensino, a pesquisa e a extensão por meio das atividades de
gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos; e
VII - orientar as atividades de produção, classificação, avaliação, descrição,
aquisição e difusão de documentos arquivísticos.
Seção III
Da gestão de documentos
Art. 7º. São diretrizes da gestão de documentos:
I - garantir a produção, tramitação, e utilização dos documentos arquivísticos
de forma a manter a autenticidade, confiabilidade, acessibilidade e difusão;
II - garantir a classificação e a adoção de métodos de arquivamento de
documentos nas unidades administrativas e acadêmicas para torná-los recuperáveis e
acessíveis;
III - assegurar o arquivamento, a
transferência e o recolhimento de
documentos arquivísticos, observando os prazos de guarda e a destinação final, conforme
previsto nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e normativos
vigentes;
IV - garantir que a eliminação de documentos arquivísticos ocorra somente
após aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e
autorização da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD); e
V - adotar práticas sustentáveis no descarte de documentos, conforme
legislação vigente e normativos internos.
Parágrafo único: Na produção digital de documentos oficiais, deve ser
priorizada a utilização das ferramentas de edição de texto dos sistemas adotados pela
instituição, garantindo o recebimento da respectiva numeração de registro e a verificação
de autenticidade.
Seção IV
Da preservação de documentos
Art. 8°. As diretrizes de preservação aplicam-se a documentos analógicos e
digitais, buscando um esforço contínuo e ordenado para a conservação do acervo. Para
tanto, a UFRN deve:
I - promover a preservação de documentos arquivísticos, independentemente
da natureza e do suporte, como esforço contínuo e ordenado;
II - assegurar a guarda e a preservação dos documentos arquivísticos da
UFRN;
III - estabelecer e compartilhar as responsabilidades das diversas unidades que
custodiam acervos arquivísticos em diferentes níveis de atuação, produção, utilização e
guarda de documentos;
IV - definir as estratégias e ações de preservação de acervos arquivísticos
considerando as particularidades da UFRN, as recomendações do CONARQ e dos demais
órgãos reguladores;
V - implementar plano de conservação preventiva para impedir ou mitigar
danos dos diferentes agentes de deterioração e quando necessária a restauração de
documentos arquivísticos no âmbito da UFRN;
VI - propor medidas para mitigar a deterioração do acervo arquivístico e a
obsolescência tecnológica de softwares, hardwares e formatos; e
VII - colaborar com a criação, o aprimoramento e/ou a adoção de softwares,
sistemas, formatos e outras tecnologias associadas à preservação de documentos
arquivísticos digitais observando recomendações técnicas vigentes.
Parágrafo único. As estratégias de preservação devem ser incorporadas em
todo o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, garantindo a autenticidade, a
confiabilidade e a rastreabilidade dos documentos.
Seção V
Do acesso e difusão
Art. 9°. São diretrizes do acesso e difusão:
I - fomentar a cultura de transparência institucional;
II - promover a divulgação ativa de informações públicas, utilizando as
Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs);
III - manter os documentos arquivísticos recuperáveis e acessíveis;
IV - fomentar capacitações a respeito da disponibilidade, acesso e uso das
informações arquivísticas;
IV - atender às solicitações de acesso às informações e aos documentos
arquivísticos; e
V - promover a difusão, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa
e da realização de ações educativas e culturais.
Parágrafo único. O acesso aos documentos arquivísticos deverá ser promovido
como regra, resguardadas as informações restritas e sigilosas, conforme previsto na
legislação vigente.
CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS E SUAS FASES
Art. 10. A gestão de documentos, físicos e digitais, da UFRN é regida pelo
Ciclo de Vida do Documento, abrangendo:
I - a Fase Corrente, que envolve o recebimento, criação e tramitação dos
documentos;
II - a Fase Intermediária, que envolve o armazenamento e preservação
temporária do documento; e
III - a Fase Permanente, que envolve a guarda definitiva dos documentos de
valor histórico e probatório.
Art. 11. Os documentos digitais, ao final do seu trâmite, devem ser
armazenados em um Repositório Digital Confiável (RDC) da instituição, garantindo a sua
preservação a longo prazo.
Art. 12. Os documentos, físicos e digitais, sem valor de guarda permanente
somente poderão ser eliminados após avaliação da CPAD em observância da legislação
vigente e as recomendações do Arquivo Nacional.
CAPÍTULO IV
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 13. A gestão de documentos na UFRN é de responsabilidade institucional
e de observância obrigatória por toda a comunidade universitária.
Art. 14. Compete à Coordenadoria de Gestão da Informação e ao Arquivo
Geral:
I - coordenar, monitorar e orientar a implementação desta política à toda a
comunidade universitária;
II - promover a gestão de documentos na UFRN em todas as suas fases:
produção, utilização, avaliação, preservação e acesso aos documentos arquivísticos,
independentemente da natureza ou suporte;
III - prestar orientações técnicas às unidades administrativas e acadêmicas da
UFRN acerca da Política Arquivística;
IV - emitir pareceres sobre a produção, a gestão, a guarda e o acesso aos
documentos arquivísticos da UFRN, considerando as particularidades de cada unidade
administrativa e acadêmica;
V - orientar sobre os procedimentos de transferência e recolhimento de
documentos arquivísticos da UFRN;
VI - avaliar, em conjunto com a CPAD, os documentos para definição de sua
destinação final e a possível eliminação;
VII - custodiar os documentos transferidos e recolhidos ao Arquivo Geral;
VIII - atuar como laboratório, por meio do Arquivo Geral, nas áreas da
pesquisa, do ensino e da extensão;
IX - regulamentar as atividades e procedimentos de gestão, tramitação,
preservação e conservação de documentos arquivísticos na UFRN;
X - elaborar e expedir notas técnicas, relatórios, informativos e outros
documentos pertinentes às atribuições e atuação do Arquivo Geral; e
XI - propor a Política de Preservação Digital com o objetivo de garantir o
acesso contínuo, autêntico e seguro às informações arquivísticas digitais ao longo do
tempo, mesmo com a obsolescência de tecnologias, mídias e formatos.
Parágrafo único: Os fundos ou coleções arquivísticas, ao serem incorporados
por meio de aquisição, devem estar em consonância com a missão e objetivos da UFRN,
ou em
política específica,
devendo ser
analisados quanto
à origem,
legalidade,
profundidade e
sua natureza
histórico-cultural para
que seja
aceito como
bem
pedagógico, administrativo ou acadêmico por meio de parecer favorável da CGI da UFRN,
com consultoria da CPAD.
Art. 15. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:
I - orientar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação
arquivística produzida e acumulada na UFRN com o intuito de estabelecer a destinação
dos documentos para guarda permanente ou eliminação dos destituídos de valor
probatório, informativo e histórico;
II - estabelecer diretrizes referentes à produção, à tramitação, à transferência,
o recolhimento, à preservação e à conservação de documentos arquivísticos a serem
cumpridas por todas as unidades administrativas e acadêmicas responsáveis pela
produção, registro, recebimento, movimentação e guarda documental;
III - orientar e supervisionar a aplicação dos Códigos de Classificação de
Documentos e das Tabelas de Temporalidades e Destinação de Documentos relativos às
atividades-meio e finalísticas vigentes e sua aplicação;
IV - propor e incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a
reciclagem dos agentes públicos da UFRN
que desenvolvam ou que venham a
desenvolver
atividades
relacionadas
à
avaliação
e
destinação
de
documentos
arquivísticos;
V - aprovar ou reprovar as Listagens de Eliminação de Documentos no âmbito
da UFRN e dar prosseguimento aos procedimentos, segundo as diretrizes do Arquivo
Nacional;
VI - submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação,
conforme legislação vigente;
VII - divulgar os trabalhos realizados pela CPAD por meio dos canais de
comunicação institucional; e
VIII - revisar e propor às autoridades arquivísticas competentes, sempre que
necessário, alterações nos Códigos de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabelas
de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e finalísticas
vigentes.
Art. 16. Compete à Superintendência de Tecnologia da Informação:
I - prover e manter a infraestrutura tecnológica para apoio à produção, à
tramitação, o uso, o arquivamento e à preservação, garantindo ambiente seguro, assim
como as características de confiabilidade, autenticidade e disponibilidade dos documentos
arquivísticos digitais;
II - realizar avaliação técnica sobre softwares de interesse institucional
relacionados às atividades arquivísticas; e
III - oferecer suporte técnico para a preservação de documentos arquivísticos
na UFRN em conformidade com a legislação vigente.
Art. 17. Compete à todas as unidades administrativas e acadêmicas da
instituição:
I - assegurar
a correta produção, classificação, registro
e guarda de
documentos sob sua responsabilidade na fase corrente, conforme as orientações técnicas
estabelecidas pela CGI;
II - manter os documentos arquivísticos sob sua custódia organizados,
preservados e disponíveis ao acesso, ressalvados os documentos e informações restritas
ou sigilosas;
III - zelar pela integridade, autenticidade e segurança dos documentos sob sua
custódia;
IV - transferir os documentos arquivísticos para a guarda intermediária,
preferencialmente para unidades de arquivamento hierarquicamente vinculadas ao setor
de origem ou para o Arquivo Geral, de acordo com os procedimentos e prazos definidos
por meio da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) estabelecidos
pela CGI; e
V - consultar a CGI quanto à viabilidade na implementação de novos sistemas
e ferramentas que envolvam atividades arquivísticas.
Art. 18. Compete à Administração Superior garantir recursos humanos,
financeiros, patrimoniais, materiais e tecnológicos para a implementação e manutenção
da Política Arquivística e para a preservação do conjunto documental e de memória da
instituição.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os fluxos de documentos e procedimentos relativos aos padrões para
criação e tramitação serão regulamentados em normativo específico.
Art. 20. Casos não previstos nesta política serão resolvidos pela Coordenadoria
de Gestão da Informação, com a devida aprovação das instâncias superiores da
universidade, quando necessário.
Art. 21. O Anexo a esta Resolução relaciona a legislação aplicável à gestão da
documentação governamental.
Art. 22. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Reitoria, em Natal, 23 de outubro de 2025.
HENIO FERREIRA DE MIRANDA
ANEXO
LEGISLAÇÃO APLICÁVEL À GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO GOVERNAMENTAL NA UFRN
1. Constituição
Federal de 1988,
art. 216,
§2º dispõe que
cabe à
administração pública a gestão da documentação governamental;
2. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados e o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que a
regulamenta;
3. Art. 62 da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, o qual dispõe que é
crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato
administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penais dele decorrentes;
4. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a
informações de órgãos públicos, e o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que a
regulamenta;
5. Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a digitalização, o
armazenamento em meio
eletrônico, óptico ou equivalente e
a reprodução de
documentos públicos e privados;
6. Art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que estabelece o
dever de todos os órgãos e entidades da administração pública federal de constituir suas
respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos;
7. Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal (APF);
8. Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, que estabelece normas para
elaboração, redação, alteração e consolidação de atos normativos.
9. Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que Institui a Comissão de
Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública
federal, dispõe sobre
a Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, as
Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da
Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos;
10. Portaria nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, do MEC, que determina
a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições
Federais de Ensino Superior (IFES);
11. Portaria nº 252, de 30 de dezembro de 2015, do Arquivo Nacional, que
estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos
públicos, em qualquer suporte;
12. Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional, que
dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal;
13. Resolução nº 06, de 15 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre
diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;
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