DOU 18/12/2025 - Diário Oficial da União - Brasil

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Nº 241, quinta-feira, 18 de dezembro de 2025
ISSN 1677-7042
Seção 1
ANEXO II
ARRANJOS A SEREM FEITOS PELO GOVERNO ANFITRIÃO
O presente documento complementa o Acordo aprovado pela FAO e pelo
Governo Anfitrião.
I. SERVIÇOS E ARRANJOS NO LOCAL
18. 1. Serviços
É comum que o Governo Anfitrião estabeleça uma Comissão Organizatória
para garantir que as instalações físicas e os serviços necessários para o bom
funcionamento da Conferência sejam adequados e estejam disponíveis a tempo. O
Representante da FAO, o Secretário da Conferência e o Oficial de Assuntos da Conferência
são consultados pela Comissão.
A Comissão Organizatória geralmente inclui o Oficial de Ligação com o
Governo, que participa das preparações e trabalha com a Secretaria da FAO antes e
durante a Conferência; um Assistente de Ligação com o Governo responsável pelos
arranjos diários e por assumir o staff de serviço da Conferência; um Oficial de Protocolo;
um Oficial de Imprensa; um Oficial de Segurança; e um Oficial de Transporte, que
coordenará o transporte dos participantes e membros da Secretaria da FAO. O Oficial de
Ligação como o Governo e o Assistente de Ligação devem ser designados pelo Governo
Anfitrião no momento da assinatura do Acordo e serão responsáveis pela comunicação
oficial com o Secretariado da FAO.
18. 2. Recepção dos participantes
Os participantes geralmente começam a chegar alguns dias antes da abertura
da Conferência, partindo em horários variados posteriormente.
O Governo Anfitrião providencia facilidades para a emissão de vistos de
entrada e recebe os participantes no aeroporto, para agilizar os procedimentos aduaneiros
e de imigração. A Comissão Organizatória deve formar, para esse fim, uma Comissão de
Recepção, liderada pelo Oficial de Protocolo, para auxiliar os participantes na chegada e
partida.
18. 3. Transporte dos participantes e da Secretaria
O Governo Anfitrião fornecerá ônibus ou micro-ônibus para transporte dos
participantes na chegada e partida, entre o ponto de desembarque e os hotéis.
Também será providenciado transporte para os participantes e a Secretaria da
Conferência da FAO, incluindo equipe de intérpretes, entre a sala da conferência e seus
hotéis, e para recepções oficiais, se realizadas em outro local. Além do transporte geral,
um carro deverá estar permanentemente destinado ao Diretor-Geral da FAO.
18. 4. Crachás de identificação
O Governo Anfitrião fornecerá crachás de identificação em quatro cores
diferentes, para delegados, imprensa, equipe da Comissão Organizatória e equipe da FAO.
18. 5. Arranjos fora do edifício da Conferência
É tradicional que o Governo Anfitrião monte, de um lado da entrada principal
do edifício da Conferência, um painel ou banner de 2 x 4 m, pintado de branco, com o
emblema da FAO e o nome e as datas da Conferência em letras pretas, nos idiomas
oficiais da Conferência. As bandeiras do Governo Anfitrião e das Nações Unidas são
hasteadas fora do edifício, com a bandeira da ONU à direita ao se deparar com o edifício.
Ambas as bandeiras devem ter as mesmas dimensões (180 x 300 cm ou 240 x 360 cm).
Onde houver instalações para exibição mais ampla, as bandeiras dos países membros da
região podem também ser exibidas fora do edifício. Nesse caso, de acordo com a prática
da Organização das Nações Unidas, as bandeiras são hasteadas em ordem alfabética em
inglês, com a bandeira da ONU no centro.
18. 6. Cerimônia de abertura da Conferência
Normalmente, realiza-se uma cerimônia de inauguração para marcar a
abertura da Conferência. Se a cerimônia não ocorrer na sala acordada, serão feitas
providências para garantir que equipamentos de interpretação simultânea e cabines
estejam disponíveis também onde a cerimônia for realizada. Deve-se considerar:
18. 6. 1. Convidados
Além dos Membros da FAO na região e observadores convidados pela FAO,
normalmente são convidados para a cerimônia de abertura da Conferência os chefes das
missões diplomáticas no país anfitrião, os adidos agrícolas dos Membros da região e,
quando disponíveis, os chefes de missões das Nações Unidas e agências especializadas,
bem como dignitários do Governo Anfitrião. A lista de convidados é aprovada pela
Secretaria da FAO da Conferência e pelo Oficial do Protocolo do Governo Anfitrião. Os
convites são emitidos pelo Governo Anfitrião.
18. 6. 2. Protocolo para a ordem dos oradores na cerimônia de inauguração
De acordo com a prática das Nações Unidas:
18. 6. 2. 1. o Diretor-Geral da FAO (ou seu representante) abre os
trabalhos;
18. 6. 2. 2. o representante oficial do Governo Anfitrião, geralmente o Chefe
de Estado ou o Chefe de Governo, inaugura a Conferência e faz uma breve saudação de
boas-vindas;
18. 6. 2. 3. o Diretor-Geral da FAO (ou seu representante) responde à
mensagem e declara encerrada a cerimônia de inauguração.
Detalhes sobre o cronograma, duração dos trabalhos, recepção após a
inauguração no local de abertura da Conferência, etc., devem ser definidos em consulta
com o Secretário da Conferência e o Oficial de Assuntos da Conferência.
18. 6. 3. Disposição dos assentos na cerimônia de inauguração
De acordo com o protocolo da FAO, o Diretor-Geral é sentado no centro da
mesa de abertura, o representante oficial do Governo Anfitrião à sua direita e o Assistente
do Diretor-Geral/Representante Regional da FAO à sua esquerda. Todos os oradores na
cerimônia de inauguração sentam-se à mesa; seus lugares são determinados
conjuntamente pelo Oficial do Protocolo do Governo Anfitrião e pela Secretaria da FAO.
18. 6. 4. Disposição dos assentos na sala da Conferência
A disposição dos assentos para personalidades e oficiais convidados para a
cerimônia de inauguração é feita pelo Governo Anfitrião de acordo com o protocolo local,
com consideração ao nível de precedência dos altos funcionários da FAO presentes na
Conferência.
18. 7. Serviços de apoio à Conferência
18. 7. 1. Internet
O acesso à internet será fornecido e gerenciado às expensas do Governo
Anfitrião.
Todas as facilidades de comunicação dentro do território do Governo Anfitrião
(correio, telefone, e-mail e acesso à internet) em relação à Conferência ou originadas por
ela são fornecidas gratuitamente à FAO pelo Governo Anfitrião.
18. 7. 2. Sala dos Delegados
A sala dos delegados, com assentos confortáveis para quarenta (40) a
cinquenta (50) pessoas e, de preferência, com acesso direto à lanchonete, deve estar
próxima ao salão principal da Conferência.
18. 7. 3. Primeiros socorros
Deve ser instalada uma assistência de primeiros socorros no prédio da
Conferência, permanecendo aberta durante o horário de funcionamento. Devem ser feitas
providências com um médico local e hospital para estarem disponíveis em caso de
necessidade, e transporte de ambulância deve estar disponível sob chamada.
18. 8. Salas de Conferência
18. 8. 1. Descrição da sala plenária
A sala plenária deve ser grande o suficiente para acomodar os delegados dos
Membros da FAO, representantes, observadores, além da equipe da Secretaria da FAO e
da imprensa. Assentos adicionais devem ser disponíveis para convidados na cerimônia de
inauguração. Deve-se garantir uma distância adequada entre os assentos, de acordo com
o protocolo sanitário vigente no país anfitrião. O salão será equipado para interpretação
simultânea em
todos os idiomas da
Conferência, conforme padrões
ISO, com
equipamentos e cabines adequados.
18. 8. 1. 1. Disposição ideal dos assentos na mesa
A mesa será organizada de acordo com as especificidades do local definido.
Idealmente, deve ter:
Sete (7) assentos na mesa, com uma campainha e um martelo para anunciar o
início das sessões na posição do Presidente. Uma fila adicional de cerca de dez (10) assentos
é organizada atrás do púlpito para oficiais superiores e equipe da Secretaria da FAO.
18. 8. 1. 2. Disposição ideal da sala plenária
Um assento confortável para cada chefe de delegação de Países Membros da
região deve ser providenciado atrás de uma mesa em forma de ferradura. Atrás de cada
uma dessas cadeiras, há mais três (3) ou quatro (4) lugares disponíveis para outros
membros da delegação. Os delegados sentam-se em ordem alfabética em inglês. Atrás da
ferradura, filas de mesas e cadeiras são organizadas para representantes e observadores.
A ordem é a seguinte: (i) delegados dos Países Membros da região; (ii) observadores de
países convidados que não pertencem à região; (iii) a Santa Sé; (iv) representantes das
Agências das Nações Unidas, na ordem de precedência das Nações Unidas; (v)
observadores de organizações intergovernamentais; e
(vi) observadores de organizações não governamentais. Atrás dessas filas,
algumas cadeiras adicionais são disponibilizadas. Nas laterais da ferradura, duas (2) mesas
são montadas para a imprensa e a secretaria.
Instalações de vídeo adequadas devem estar disponíveis para exibir na sala
para participantes remotos, em caso de modalidade híbrida.
18. 8. 1. 3. Bandeiras na sala plenária
Como regra geral, as bandeiras (90 cm x 150 cm) de todos os Países Membros
da FAO na região e a bandeira da ONU também são exibidas na sala plenária, atrás do
púlpito. O logotipo da FAO é colocado atrás do púlpito, acima das bandeiras. A FAO
fornece as bandeiras.
18. 8. 2. Interpretação simultânea
A sala do comitê será equipada adequadamente para interpretação simultânea
em todos os idiomas da Conferência. Os equipamentos e cabines estarão conforme os
padrões ISO. Com base na situação sanitária vigente, cabines individuais podem ser
fornecidas aos intérpretes.
O Anexo II estipula os padrões mínimos para o equipamento de interpretação
simultânea.
Todos os assentos na sala plenária e na sala do comitê devem estar equipados
com um headset conectado a um seletor de idiomas, permitindo que o ouvinte escolha
um dos idiomas da Conferência. Microfones deverão ser fornecidos conforme o
seguinte:
18. 8. 2. 1. pelo menos quatro (4) no púlpito;
18. 8. 2. 2. pelo menos um (1) para cada dois (2) delegados; e
18. 8. 2. 3. pelo menos (1) um para cada três (3) observadores.
18. 8. 3. Gravação digital
Os trabalhos na sala plenária devem ser gravados em arquivos de áudio (MP3)
e transmitidos via webcast. O Governo Anfitrião fornece à FAO equipamentos
apropriados.
18. 8. 4. Infraestrutura de escritório para a Secretaria da FAO
Estações de trabalho adequadamente mobiliadas e equipadas com telefones e
acesso à internet são necessárias para a Secretaria da FAO.
II. EQUIPE
18. 9. O Governo Anfitrião recruta o pessoal local necessário para fortalecer a
Secretaria da FAO. Eles são empregados pelo Governo Anfitrião, que é responsável por sua
remuneração e pelo pagamento de horas extras previamente autorizadas pelo oficial
responsável pelo pessoal do Governo Anfitrião. Preferencialmente, devem trabalhar em
turnos, conforme a necessidade de trabalho da Conferência.
18. 10. O Secretário da Conferência e o Oficial de Assuntos da Conferência são
fornecidos na data acordada de chegada, com mensageiros. O restante do pessoal
fornecido pelo Governo Anfitrião deve apresentar-se ao serviço cinco (5) dias antes da
data de abertura da Conferência. Esses incluem:
18. 10. 1. Oficiais designados pelo Governo Anfitrião:
§ Oficial de Ligação
§ Assistente do Oficial de Ligação
§ Oficial de Protocolo
§ Oficial de Imprensa
§ Oficial de Segurança
§ Oficiais de TI e Comunicações
§ Oficial de Transporte (e assistentes)
18. 10. 2. Pessoal de escritório e técnicos fornecidos pelo Governo Anfitrião
§ Apoio à Conferência*
§ Digitadores**
§ Operadores de máquinas de reprodução
§ Auxiliares de documentos
§ Operador de equipamentos de interpretação
§ Técnicos de manutenção de equipamentos (computadores, equipamentos
elétricos, ares-condicionados, acesso à internet, etc.)
§ Técnico de gravação
§ Auxiliar de chapelaria
§ Ajudantes/mensageiros
§ Faxineiros
*Para trabalharem em turnos e à noite, se necessário.
** Capazes de usar softwares de processamento de texto adequados.
18. 10. 3. A equipe da secretaria fornecida pela FAO inclui:
§ Secretário da Conferência
§ Oficial de Assuntos da Conferência
§ Assistente da Conferência
§ Coordenador/a(s) Sub-regional(is)
§ Oficial de Parcerias
§ Oficial de Informação
§ Oficial de Tecnologia da Informação e Ajudante
§ Oficial de Relatórios
§ Intérpretes
§ Tradutores (quando desejável)
§ Oficial de Documentos e Assistente
§ Ajudantes de Registro
§ Operador de equipamentos de interpretação (somente se a FAO fornecer o
equipamento de interpretação).
ANEXO III
PADRÕES MÍNIMOS PARA EQUIPAMENTO DE INTERPRETAÇÃO SIMULTÂNEA
Nos casos em que o Governo Anfitrião forneça equipamento de interpretação
simultânea para as sessões, conferências ou seminários da FAO, os seguintes padrões
mínimos serão aplicados (1):
I. EQUIPAMENTO NO SALÃO DE REUNIÕES
18. 1. Equipamento de audição: os ouvintes deverão receber um receptor
equipado com um seletor de canal e controle de volume, além de um headset
confortável, sensível e de luz.
O receptor deve incluir um canal para cada idioma utilizado na reunião, além
de um para o idioma original, permitindo que os participantes ouçam um orador de uma
das seguintes formas:
18. 1. 1. diretamente, selecionando o canal do idioma original; ou
§ por interpretação, selecionando o canal apropriado.
18. 2. Equipamento de reforço de voz: quando houver um sistema de som, o
controle de volume deste deve ser completamente independente do sistema de
interpretação simultânea, de modo que reduzir o volume do sistema de som não diminua
o nível de som fornecido aos intérpretes através de seus headsets.
18. 3. Qualidade do som: quando o salão de conferências estiver ocupado e o
sistema estiver em funcionamento, todos os componentes da cadeia "alto-falante - caixa
de controle - headsets dos intérpretes" devem oferecer reprodução correta das
frequências de áudio entre 150 e 12000 Hz.
18. 4. Microfones: para cada três (3) participantes, deve ser fornecido pelo
menos um (1) microfone de mesa móvel. O microfone deve ter um interruptor de
ligar/desligar e uma luz indicadora visível que indique quando o microfone está ligado.
Se os microfones forem operados pelos participantes, os circuitos dos
microfones devem ser organizados de modo que:
18. 4. 1. não mais de um (1) microfone possa estar ligado ao mesmo tempo;
§ a posição do Presidente seja equipada com meios para silenciar todos os
outros microfones na sala.